Apartmanlarda işletme projesi nasıl hazırlanır?
Ultima İnternational Eğitim ve Danışmanlık şirketinde Kalite ve Planlama Koordinatörü Zeynel Kayınova, Emlakkulisi.com okurları için ''apartman ve sitelerde işletme projesi'' konusunu kaleme aldı. İşte, Zeynel Kayınova'nın yazısı...
Kat mülkiyeti kanunun 37nci maddesinde açıklandığı gibi apartman veya site yönetimleri her yıl mutlaka bir işletme projesi hazırlar. Bu projede özetle Ana gayrimenkulün bir takvim yılı yönetimi içerisinde yapılacak tüm işlere ait tahmini gelir ve gider tutarları belirlenerek bu tutara göre tüm kat maliklerine, kiracılara ve bağımsız bölümde yasal bir hakla oturanlara aynı kanunun 20nci maddesinde belirtilen genel giderlere katılma payı olan aidat miktarı ile sadece kat maliklerinin ödeyeceği avans tutarları belirlenir.İşletme projeleri açık anlatımla o apartmanın veya sitenin yıllık bütçesi olarak da tanımlanabilir. Ancak kullanılması devlet, belediye ve aile bütçesine benzemez.
Her apartman veya sitenin harcamaları genelde standart bir program içinde yapılır. Her apartman ve site yönetimi standart hale gelmiş kendi harcamalarına göre kendilerine uygun bir işletme projesi formatı hazırlamalıdır. Bu formatta işletme projesinin (bütçenin) asıl fonksiyonları olan gelir ve giderler, ana başlıklar (ana fasıllar) ve alt maddeler olarak detayları ile gösterilmelidir. Yıllık işletme projesi yapılırken alt maddelerin her birinin (her işin) karşılığı yapılacak harcama miktarı, piyasa analizi yapılarak tahmini olarak belirlenmelidir. Belirleme işleminde bir önceki bir yıl harcamaları dikkate alınarak işlem yapılması yönetime kolaylık sağlar. İşletme projesinin sürekli iyileştirilmesi düşünülmelidir. Örneğin ana veya alt başlığı belirlenmemiş ama zorunlu harcama yapılmış ve kalıcı gözüken bir ana başlık (fasıl) veya alt madde yeni yılda hazırlanacak işletme projesinde yeni ana başlık (fasıl) veya yeni alt madde olarak konulmalıdır.
Apartman veya site yönetimlerinin işletme projesini kullanırken bilmeden yaptıkları büyük hata işletme projesinin harcanması konusundadır. İşletme projesi formatında belirlendiği gibi ana başlık (fasıllar) ve alt maddelerden meydana gelir. Her harcama kalemi yapılacak işleri ve bu işlerin ne kadar para ile yapılacağının tahmini göstergeleridir. Yapılacak işlere göre bu maddeler piyasa araştırmaları ile detayları hesaplanmalı ve tahmini yıllık toplam harcama ortaya çıkarılmalıdır. Görüldüğü üzere işletme projesi toplam bazda değil harcama kalemi bazda hesaplanır ve her harcama kalemi yapılacak işlerin maddi karşılığıdır. İşletme projesini kat malikleri kuruluna sunan bir yönetim bu projede yazılan tüm işleri yapacağım ve karşılığında sizden şu kadar para toplayacağım demektedir. Yönetim böylece kat malikleri kuruluna işletme projesiyle yazılı bir taahhütte bulunmaktadır. Apartman yöneticisi veya site yönetim kurulu kat mülkiyeti kanununun 39ncu maddesinde belirtilen hesap verme maddesine göre her yıl bu projeye göre yaptığı harcamaları ile ilgili hesap vermek zorundadır. Apartman deneticisi veya site denetim kurulları da kat mülkiyeti kanunu 41nci maddesi gereğince yöneticinin veya site yönetiminin mali harcamalarını işletme projesinde taahhüt edilen harcamalara göre denetimini yapmalıdır. Taahhüt edilen harcamaların yerine, taahhüt edilmemiş bir harcamanın kat malikleri kurulunun onayı alınmadan yapılması yönetimin kat malikleri kuruluna verdiği taahhüdü yerine getirmeme, görevi ihmal kusuru ortaya çıkar. Çünkü kat mülkiyeti kanunu 35nci maddesi yöneticinin genel yönetim işlerinin görülmesi başlığının a fıkrasında birinci görev olarak “Kat malikleri kurulunca verilen kararların yerine getirilmesi” ni yazmaktadır. Bu demektir ki apartman yöneticisi veya site yönetim kurulları işletme projelerini kendi kafalarına göre harcayamaz. İşletme projesine konulmamış sonradan çıkmış önemli ve gerekli bir işin yapılması için yönetimler acilen kat malikleri kurulunu önemli ve gerekli işlerin yapılması gündemi ile olağanüstü toplantıya çağırmalı ve kat malikleri kurulundan onay almalıdır. Böyle yapılmadan yapılan harcamalar sorumluluk doğurur ve kat maliklerinden her biri, kat malikleri kurulu veya denetim organları şu soruyu sorabilir. “Bu değirmenin suyu nereden geliyor”
Site mali denetiminde zaman faktörü!