Site mali denetiminde zaman faktörü!
Ultima İnternational Eğitim ve Danışmanlık şirketinde Kalite ve Planlama Koordinatörü Zeynel Kayınova, Emlakkulisi.com okurları için "site mali denetiminde zaman faktörü" konusunu kaleme aldı. İşte, Zeynel Kayınova'nın yazısı...
Sitelerin yönetim denetimi KMK 41’e göre yapılır. Madde 41/1nci paragrafı “Site kat malikleri kurulu yönetim kurulunun bu görevdeki tutumunu devamlı denetler” der. Burada yönetim kurulunun uygulamalarının sürekli denetim altında tutulduğu vurgulanmıştır. Madde 41/2nci paragrafı “mali denetim için yönetim planına belli bir zaman konmamışsa denetim her üç ayda bir yapılır. Haklı bir sebebin çıkması halinde hesap denetlemesi her zaman yapılabilir” der. Bu maddede de denetimin devamlılığı vurgulanmıştır. Madde 41/3ncü paragrafı “denetleme kurulu denetim işini yönetim planında yazılı zamanda, zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içerisinde yapar” hükmü vardır. Burada denetimin isteğe göre değil önceden planlanmış ve yeterli karar sayısıyla belirlenmiş bir zaman diliminde yapılacağı vurgulanmaktadır.
Site yönetimlerinin denetiminin profesyonelce yapılması KMK 41nci maddesinin çok iyi analiz edilip site yönetimi yürürlüğüne yazılı bir prosedür ile sokulmasıyla mümkündür. Özellikle 41/3’te belirtilen denetimin her takvim yılının birinci ayı içinde yapılması konusunda vurgulanan zaman faktörü çok iyi anlaşılmalıdır. Belirtilen bu zaman faktörünün mali denetimin onun üzerinden yapıldığı site işletme projesinin (bütçesinin) de hazırlanması için site yönetimlerinin özellikle dikkatine sunulan önemli bir faktörüdür. Bu periyotu uygulayan site yönetimlerinin mali denetimi de site yönetim kurulunun her takvim yılı birinci ayı başında hazırladığı ve aynı ay içinde kat malikleri kurulunun onayına müteakip yürürlüğe giren tahmini yıllık işletme projesi (bütçesi) formatı üzerinden yapılmaktadır.
Zaman faktörü konusunu belirtilen KMK 41 maddesinin daha iyi anlaşılması takvim yılının birinci ayı içi ve sitenin işletme projesi/bütçesi kavramlarının analiz edilmesiyle sağlanacaktır. İşletme projeleri sitelerin yıllık bütçeleri olarak da tanımlanır. Kanun koyucu takvim yılı ilk ayı içinde zaman kavramını koyarken devlette, bankalarda, sivil işletmelerde ve bütçe hazırlayan her kuruluşta bütçelerin bir yıllık hazırlandığı ve bütçelerin genelde başlama tarihi olarak yeni takvim yılının başlangıcı 1 Ocak, bitiş tarihi de 31 Aralık olduğunu vurgulamaktadır. Bu kuruluşların bütçelerinde belirlenen bu zaman periyotu içinde harcamalar yapılır. Bu nedenle takvim yılı başı kavramı işletme projesi yapacak siteler için de kıstas alınması gereken önemli bir zaman kavramıdır. Çünkü her takvim yılı başında hazırlanacak site yıllık işletme projesi giderlerine baz olacak asgari ücret, elektrik ve su zamları ile malzeme alımlarını etkileyecek yıllık enflasyon net olarak belirlenir aralık ayı sonunda veya yeni takvim yılının ilk ayı başında deklare edilir. Bu nedenle 1 Ocak-31 Aralık periyotu denetim kurulları için de önemli bir kavramdır. Bu takvim sitelerde uygulandığı zaman 31 Aralık tarihinde site işletme projesinin resmi harcamaları mevzuat açısından sona ermektedir. Yeni takvim yılı başında yani yeni yılın ilk günlerinde mali denetimin yapılması ve harcamaların net olarak ortaya çıkarılmasında bir engel yoktur. Bu denetimin hızla yapılması, bitirilmesi ve denetim raporunun bir suretinin site yönetim kuruna verilmesi sonucu site yönetim kurulunca gerçeğe yakın hazırlanacak yeni yılın tahmini işletme projesinde geçen yılda harcanan ana giderlerin denetleme kurulunca netleştirilmiş durumu ve devletçe deklare edilen artışlar önemli bir bilgi (veri/data) kaynağı olacaktır.
Ancak site yönetimlerinin büyük bölümünde kanunun emrettiği bu ana kavramların analizi üzerinden hareket edilmez. Sitenin işletme projesi yapılmasında zaman olarak takvim yılı başı göz önüne alınmadan yıl içinden herhangi bir tarihin başlangıç olarak alınması halinde ve mali denetimin bu periyot için yapılmasında bazı küçük uygulama ve denetim hatalarını ortaya çıkmaktadır. Bunlardan en önemlisi de devletçe yıl başında belirlenen artışlardaki sapmanın meydana getireceği mali sorunlar ile harcamaların denetim sırasında bile bir sonraki aya sarkması ve tüm harcamaların mali denetimde netleşememesi durumudur. Bu durumdaki site yönetimlerinin denetimin ana kavramları olan sitenin yıllık işletme projesi (bütçesi) kavramını ve bütçe hazırlama zamanı olan vurgulanan takvim yılı başı içinde kavramını iyi değerlendiremediklerini, onların amatörce çalıştıklarını göstermektedir.
KMK 41 de belirtilen takvim yılı başı kavramını sitenin yönetim planına yazmak, sitenin işletme projesini (sitenin bütçesini) bu takvime göre hazırlamak ve yıllık mali denetimi de bu takvime göre yapmak site yönetimleri için yapacakları yıllık işletme projesinin gerçeğe yakın olması ve mali denetimin bir yıllık periyotunun tam sorunsuz denetlenmesi açısından daha profesyonelce bir hareket olacaktır.