37 maddede site kurullarında oylama!
Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez, "site kurullarında oylama" konusunu Emlakkulisi.com okurları için kaleme aldı. İşte Nihat Dönmez'in yazısı...
1. Siteler kat malikleri iradesi ile yönetilir. Kat malikleri bu iradelerini kurullara katılıp oy kullanarak ortaya koyarlar. Malik sayısı, bağımsız bölüm sayısı ile oy sayısı ayrı şekillerde hesaplanır. Her bağımsız bölümün ayrı birer maliki olan sitelerdeki oy hesabı ile, birden fazla, büyük oranlarda bağımsız bölüm sahiplerinin bir, iki kişi olduğu sitelerdeki oy hesapları farklı yöntemlerle belirlenir.
Kat Malikinin Oy Hakkı
2. Kurullarda arsa payına bakılmaksızın, her kat malikinin bir tek oy hakkı vardır. Oyların toplamı bağımsız bölüm sayısından fazla olamaz.
Tek Bağımsız Bölüm Malikinin Oy Hakkı
3. Her bağımsız bölüm malikinin, arsa payına ve/veya bağımsız bölümün cinsine –niteliğine bakılmaksızın bir tek oy hakkı vardır.
Birden Çok Maliki Olan Bir Bağımsız Bölümde Oy Hakkı
4. Herhangi tek bir bağımsız bölümün ortak satın almadan, mirastan dolayı müşterek mal edinmişlikten dolayı, birden fazla maliki bulunabilir. Birden çok maliki bulunan bağımsız bölümün temsili, diğer maliklerin, aralarından birine verecekleri vekaletle olur. Bu vekil paydaşlık vekaletidir ve kurulda asil malik olarak dikkate alınır. Bu paydaş vekil, ayrıca KMK’daki vekillik kayramı ile vekil eliyle oyunu kullanabilir.
5. Yukarıdaki bahsedilen hiçbir vekalet, noterden alınması gereken vekalet değildir, temsil belgesidir.
6. Kurul öncesi hazirunda, toplantı esnasında ve sonrasında olası itirazlara istinaden, vekaletlerin yazılı olarak ibrazında büyük faydalar bulunmaktadır.
7. Bunun yanında, buradaki paydaşlık, KMK’daki anlamda arsa payı ve ortak alanlardan doğan özel bir mülkiyet hukukundan değil, bildiğimiz Medeni Kanundan kaynaklanan bir ortaklıktır. Toplantıda hazır bulunan bir paydaşın, kendilerini temsil etmediğine dair diğer paydaşlarca açık ev yazılı bir beyan olmadıkça, diğerleri adına da toplantıda bağımsız bölümü temsil ettiği kabul edilir. Tebligatlarda da, bir bağımsız bölümün birden fazla maliki varsa, birine yapılmış olan tebligat hepsine yapılmış sayılır.
8. Müşterek mülkiyetteki bağımsız bölümlerdeki vekillikten bahsederken, basit yönetsel işlerle ilgili kararlarla gündem yapılmış olan kurullardaki oylamadan bahsedildiği açıktır. Bunun dışında anagayrimenkulü kayıt altına sokacak temliki tasarruflarda diğer malikler ve vekillerinde de olduğu gibi oybirliği aranan konularda, vekaletin içeriğinin ve özelliğinin de daha kapsamlı olacağı açıktır.
Birden Çok Bağımsız Bölüme Sahip Malikin Oy Hakkı
9. Birden çok bağımsız bölüme sahip bir kat malikinin, her bağımsız bölüm için ayrı bir oy hakkı vardır. Ancak bağımsız bölüm sayısı ne olursa olsun, sahip olunan oy hakkı tüm oyların üçte birinden fazla olamaz.
10. Böylece, bağımsız bölüm sayısının yüksekliğinden dolayı, ana taşınmaz üzerinde tek bir malikin egemenlik kurmasının önüne geçilmek istenmiştir.
11. Bu tip durumlarda, oy hesabı yapılmalıdır.
12. Tüm kitapta, saha hizmetleri ve mevzuat konusunda aynı örnek üzerinden gidilerek 211 bağımsız bölümlü bir anagayrimenkuldeki istisna durumlardaki oy hesabını burada örnekleyebiliriz.
13. 211 bağımsız bölümlü bir anagayrimenkulde, bir malik 137 bağımsız bölüme, bir diğeri 14 bağımsız bölüme, diğer 6 malik de 2 şer bağımsız bölüme sahip olsun. Tüm diğer bağımsız bölümlerin de paydaşlı veya müstakil özel veya tüzel kişilikli birer sahibi olduğunu düşünelim.
14. 211/3=70,33 hesabı üzerinden, bir malikin ne kadar bağımsız bölüm sahibi olursa olsun kullanabileceği oy sayısı – oy hesabında kesirler göz önüne alınmayacağından- 70 kadardır. Bu durumda 67 kadar oy kaybolmuştur. Tüm oyların sayısı da, bağımsız bölüm sayısından fazla olamayacağından, düz hesap toplam oy sayısı 211 kadardır.
15. Örnekte bir malikin geçerli oy hakkı 70 üzerinden hesapla, bu ana gayrimenkulde, bu şartlarla girilen toplantıdaki toplam oy sayısı 211-67= 144 olarak hesaplanır. Diğer birden fazla bağımsız bölüme sahip olan maliklerin, bağımsız bölüm sayısı 70’den fazla olmadığından, onlar bağımsız bölüm sayısı kadar oy hakkına sahiptir.
16. Herhangi bir oylama da salt çoğunluk, 4/5 çoğunluk, oy birliği bu hesap üzerinden yapılacaktır.
17. Bu örnek sitenin salt çoğunluk oyu, 144/2=72 yani 73; 4/5 çoğunluk oyu (144/5)x4= 115,2 yani 115’dir.
18. Bu oy hesabı ile malik ve arsa payı çoğunluğundaki nitelikli çoğunluğu karıştırmamak gerekir. Birinci toplantı açılış ve yönetici ve denetici seçimlerinde aranan çoğunluk oy hesabı değil malik sayı ve arsa payı çift koşullu nitelikli çoğunluktur.
Kurullarda Oya Katılım
19. Malikin kendisinin oy kullanması:
20. Hukuki ve fiziki kısıtlaması bulunmayan kat maliki, kurula katılır ve oyunu yukarıdaki kurallar çerçevesinde kullanır.
21. Vasi eliyle oy kullanma:
22. Bağımsız bölüm sahibi henüz ergen değilse, doğal velayet ile anne ve babasının kendi aralarında anlaşmaları ile birisi tarafından oy kullanılır. Bu durumu yukarıda anlattığımız, birden fazla malike sahip bağımsız bölümlerdeki oy kullanma işlemi olarak örnek alabiliriz. Hukuken velayet anne veya babada ise, velayete sahip ebeveyn veya birisi ölüm nedeni ile bir velayet düşmesi olmuşsa hayatta kalan tarafından oy kullanılır.
23. Bağımsız bölüm maliki kısıtlı (veya velayet altında) ise, onun yerine vasisi oy kullanacaktır. Hazirunda vasi olduğunu ileri sürenden gerekli belgeler istenecektir.
Vekil eliyle oy kullanma:
24. Kat maliki kurul toplantılarına bizzat gelmek zorunda olmadığı gibi, geldiği toplantıyı da sonuna kadar beklemek zorunda da değildir, dışarıdan veya ortaklarından birine vereceği vekaletle kurula katılabilir, oy kullanabilir, bu şekilde kurulda kendini temsil ettirebilir.
25. Vekiller, çeşitli, farklı maliklerin oylarını kullanmak üzere birden fazla malikçe vekil kılınabilir. Bununla birlikte hiçbir vekil (varsa kendi oyu hariç) toplam oy sayısının %5’inden fazlasını kullanacak kadar temsil yetkisine sahip değildir. Buradaki %5 hesaplanırken, diğer istisnalarla hesaplanan toplam oy sayısı değil, toplam bağımsız bölüm sayısı esas alınır.
26. Kat mülkiyetine sahip 40 ve daha az bağımsız bölümü bulunan gayrimenkullerde bir kişi (varsa kendi oyu hariç) en fazla iki kişiye vekalet edebilir.
27. Hukukumuzda, vekalet hiçbir şekil koşuluna bağlı değildir. Vekalet sözleşmelerinin resmi veya yazılı olmasına zorunluluğu da yoktur. Kat mülkiyeti konusunda da kanunlarda bu konuda bir istisna bulunmamaktadır. Bir bağımsız bölüm malikini vekaleten temsil ettiğini bildiren başka bir kat maliki veya kişi, toplantıya bu sıfatla kabul edilip verilen kararlara o kat maliki adına katıldığında, bu kişinin yazılı vekaleti bulunmadığı gerekçesi ile toplantı ve oylama yeter sayısında hesaba alınmayacağı ileri sürülemez. Bir şartla ki; bu yolla temsil edilen kat maliki, o kişinin kendisini temsil etmediğini ona vekalet vermediğini belirtmiş olsun.
28. Kat maliki bir kişiye, belli tarihteki belli bir gündemle belli bir kurul için vekalet/temsil yetkisi verebileceği gibi yalnızca belli konularda yetki verebilir. Kat maliki, vekile toplantıda görüşülecek konular ile ilgili bazı telkinlerde bulunabilir, kısıtlama koyabilir veya belli gündem maddelerinde inisiyatif kullanmasını isteyebilir ve bunu vekalette de belirtebilir. Bu konulara, hazirunda dikkat edilmeli ve toplantı heyeti bu konuda bilgilendirilmelidir.
29. Doğal tebliğ edilmişlik niteliği taşıyan yönetim planında, tebliğ edilecek yaşam rehberinde vekalet konusuna bazı kurallar getirilmesi, toplantıların hukuki ve sosyal sağlığı açısından önem taşımaktadır.
30. Yalnızca belli bir toplantıda temsil yetkisi bariz şekilde açıklayıcı bir kısıtlamaya tabi olmayan temsil belgeleri, diğer toplantılarda da kabul edilmelidir.
31. Sonuçta, toplantı yeter sayısı bulunmadığı için kararların iptali istemi ile açılan davalarda, toplantılarda vekaleten temsil edilen bağımsız bölüm maliklerinin yetki belgesi alınacaktır.
32. Vekalet kavramı adına, bazı cümlelerimizde “temsil belgesi” adını kullanmamızın sebebi, vekaletin şekil şartının olmamasının yanında, bazı maliklerin “vekalet” kelimesini resmi ve borç altına sokan bir evrak olarak algılamasından dolayı, site yönetimleri toplantılarında yeterince bağımsız bölüm sayısının katılımının sağlanamadığı gözlemlerimizdir. Temsil Belgesi adı altında düzenlenmiş bir belge kat mülkiyetinde yeterince vekalet anlamına gelmektedir.
33. Her ne kadar, hakim vekaletin toplantı öncesi veya sonrasında verilmemiş olan vekalet evrakına rağmen, tarafları dinleyerek, vekaletin sözlü olarak verilip verilmediğine hüküm verebilirse de davaları bu şekilde sürüncemede bulundurup, mahkemelere iş yükü bindirecek öngörüsüzlükler, donanımlı site yönetim kültürlerinde olmamalıdır. Bu konular öncelikle yönetim planlarında, yönetim planlarında atlanılmışsa kılavuz ve çeşitli tebliğli talimat ve rehberlerde önceden çözüme kavuşturulmalıdır.
34. Doğrudan kendisini ilgilendiren konuda oy kullanma:
35. Kat malikleri kurulunca alınacak karar doğrudan doğruya kendisini ilgilendiren kat maliki, toplantıda hazır bulunabilir, ancak o karara ilişkin oy kullanamaz.
36. Burada atlanılmaması gereken konu, bu kişinin yalnızca kendisini ilgilendiren kararda oylamaya katılamamasıdır, yoksa hem toplantı açılış şartını sağlayan nitelikli çoğunluk hem de diğer kararlardaki oylamada hesaba dahil edilir.
37. Bu kişi, kendisini ilgilendiren konuda; oy kullanma olanağı sağlamak amacıyla, bir vekil eliyle de oy kullanamaz.
Nihat Dönmez /Site Yönetimleri Danışmanı
