KEP rehberi tebliği!

TEBLİĞ

Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumundan:

KAYITLI ELEKTRONİK POSTA REHBERİ VE KAYITLI ELEKTRONİK POSTA HESABI ADRESLERİNE İLİŞKİN TEBLİĞ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ile Tanımlar ve Kısaltmalar

Amaç

MADDE 1 – (1) Bu Tebliğin amacı, kayıtlı elektronik posta hesabı adreslerinin yapısına ve kayıtlı elektronik posta rehberinin oluşturulmasına, güncellenmesine, işletilmesine ve kullanılmasına ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Tebliğ kayıtlı elektronik posta sistemini kuran ve işleten kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları ile bu sistemden hizmet alan tarafları kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Bu Tebliğ 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1525 inci maddesine dayanılarak hazırlanan 25/8/2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 9 uncu maddesinin altıncı fıkrası ile 24 üncü maddesinin dördüncü fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar ve kısaltmalar

MADDE 4 – (1) Bu Tebliğde geçen;

a) Gönderici: Orijinal iletinin göndericisi durumundaki hesap sahibini veya işlem yetkilisini,

b) IETF RFC (Internet Engineering Task Force Request for Comments): İnternet mühendisliği görev grubu yorum talebini,

c) İmza doğrulama verisi: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 3 üncü maddesinin (f) bendinde tanımlanan veriyi,

ç) Hesap sahibi: Adına KEP hesabı tahsis edilen gerçek kişiyi veya kamu veya özel hukuk tüzel kişisini,

d) KEP: Kayıtlı Elektronik Postayı,

e) KEP Hesabı: Orijinal ileti gönderme ve alma ile KEP iletisi alma yeteneğine sahip KEP sisteminde oluşturulan elektronik posta hesabını,

f) KEP Hesabı Adresi: KEP hesabına verilen adı,

g) KEP Rehberi: KEP hesabı bilgilerinin doğruluğunun ve güncelliğinin sorgulanabilmesi amacıyla işletilen bilgi ve sorgu sistemini,

ğ) KEPHS: Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısını,

h) Kurul: Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulunu,

ı) Kurul Başkanı: Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulu Başkanını,

i) Kurum: Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunu,

j) MERSİS: Ticaret sicili kayıtlarını da içeren, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ve yönetilen Merkezi Sicil Kayıt Sistemini,

k) MERSİS No: MERSİS tarafından Ticaret Siciline kayıtlı tüzel kişilere verilen tekil numarayı,

l) Rehber kaydı: Her bir KEP hesabı için rehberde yer verilen ve bu Tebliğin 5 inci maddesinin birinci fıkrasında tanımlanan alanların bütününü,

m) Yönetmelik: 25/8/2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği,

ifade eder.

(2) Bu Tebliğde geçen, ancak yukarıda yer almayan tanımlar için ilgili mevzuatta yer alan tanımlar geçerlidir.

İKİNCİ BÖLÜM

Kayıtlı Elektronik Posta Rehberine İlişkin Esaslar

Kayıtlı elektronik posta rehber alanları

MADDE 5 – (1) KEP rehberinde yer alacak zorunlu ve isteğe bağlı alanlar;

a) Gerçek kişiler için;

Alanlar

Zorunlu(Z) /İsteğe Bağlı(İ)

KEP Hesabı Adresi

Z

T.C. Kimlik Numarası

Z

Adı

Z

Soyadı

Z

Hesap Sahibinin Hizmet Alma Şekli

(gönderici ve alıcı ya da sadece alıcı)

İ

Unvan

İ

Cadde Adı/Numarası ve Ev Numarası

İ

İlçe

İ

Şehir

İ

İmza doğrulama verisi

İ

Telefon Numarası

İ

b) Tüzel kişiler için;

Alanlar

Zorunlu(Z) /İsteğe Bağlı(İ)

KEP Hesabı Adresi

Z

MERSİS No

Z

Tüzel Kişinin Tam Adı

Z

Ana Faaliyet Alanı

Z

Merkezinin Bulunduğu İl

Z

Adres Bilgileri

Z

İşlem Yetkilisinin/Yetkililerinin Adı ve Soyadı

İ

İşlem Yetkilisinin/Yetkililerinin Unvanı

İ

alanlarından oluşur.

(2) KEP rehberi sorgulamaları zorunlu veya isteğe bağlı rehber alanları kullanılarak gerçekleştirilir.

(3) 7 nci maddenin üçüncü fıkrasında düzenlenen koşul hariç gerçek kişilerin KEP rehber kaydı T.C. Kimlik Numarası alanı kullanılarak sorgulanamaz.

Kayıtlı elektronik posta rehberi

MADDE 6 – (1) KEPHS;

a) Gerçek kişinin rehber kaydına, hesap sahibinin onayını alarak KEP rehberinde yer verir.

b) Tüzel kişinin rehber kaydına, tüzel kişinin onayını almaksızın KEP rehberinde yer verir.

c) Her KEP hesabı için sadece bir tane rehber kaydı oluşturur.

ç) KEP rehberine ilişkin tüm bilgilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlayarak ilgili mevzuat ile belirlenen süre boyunca saklar.

d) KEP rehberine yetkisiz erişimleri engeller.

Kayıtlı elektronik posta rehberinin kullanılması

MADDE 7 – (1) Göndericiler, KEP rehberini, sadece hizmet aldığı KEPHS vasıtasıyla sorgulayabilir.

(2) KEPHS, göndericiden gelen sorgu talebini derhal alarak;

a) Kendi KEP rehberinde sorgulama,

b) Diğer KEPHS’lerin rehberine iletme, sorgu sonucunu alma ve

c) Tüm sorgu sonuçlarını birleştirerek anlaşılabilir bir şekilde hesap sahibine sunma işlemlerini gerçekleştirir.

(3) KEPHS, bir rehber sorgusu sonucunda birden fazla kişiye ait kayıt bulması halinde sorgu sonucunu bildirmez ve sorgu sonucunun tek kişiye ait rehber kaydı veya kayıtlarına indirgenmesi için kullanıcıdan yeni rehber alanlarını girmesini ister. Sorgulanan gerçek bir kişinin rehber kaydı ise ve T.C. Kimlik Numarası hariç bütün rehber alanları ile sorgu sonucu bir tek gerçek kişiye indirgenemiyorsa, T.C. Kimlik Numarası alanı ile sorgulama devam ettirilir.

(4) KEPHS, kendisine diğer KEPHS tarafından bildirilen KEP hesabı adresi alanına ilişkin sorgu sonucunu ilgili göndericiye ilettikten sonra kendi sistemlerinden siler.

(5) KEPHS, kendisine gelen KEP rehber sorgusuna ilişkin sadece KEP hesabı adresi alanını sorgu sonucu olarak bildirir.

Kayıtlı elektronik posta rehberinin güncellenmesi

MADDE 8 – (1) Hesap sahibi, rehber kaydında meydana gelen değişiklikleri KEPHS’ye bildirir.

(2) KEPHS, rehber kaydında meydana gelen değişiklikleri dikkate alarak KEP rehberini derhal günceller.

(3) Rehber kaydı sadece ilgili KEPHS tarafından güncellenebilir.

Rehber kaydının silinmesi

MADDE 9 – (1) Rehber kaydının silinmesini isteyen gerçek kişiler bu taleplerini KEPHS’ye iletir. Bu talebin gereği KEPHS tarafından derhal yerine getirilir.

(2) Tüzel kişiler rehber kaydının silinmesi talebinde bulunamazlar.

(3) Gerçek ve tüzel kişilere ait kapanan KEP hesabına ilişkin rehber kaydı KEPHS tarafından derhal silinir.

Kayıtlı elektronik posta rehberlerinin birlikte çalışabilirliği

MADDE 10 – (1) Her KEPHS, kendi KEP rehberi ile diğer KEPHS’lerin KEP rehberlerinin birlikte çalışabilirliğini teminen gerekli tedbirleri alır.

(2) KEPHS, diğer KEPHS’den kendisine iletilen sorgu talebini derhal alarak kendi KEP rehberinde sorgular ve sonuçları doğru, eksiksiz ve anlaşılabilir bir şekilde sorguyu ileten KEPHS’ye bildirir.

(3) İki KEPHS arasındaki rehber kayıtlarına ilişkin bir sorgu talebinin en geç 20 saniye içerisinde cevaplanması esastır. İhtiyaç duyulması halinde sorgu talebi başına en fazla 10 saniye daha ek süre kullanılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Esaslar

Kayıtlı elektronik posta hesabı adreslerinin yapısı

MADDE 11 – (1) KEP hesabı adreslerinin IETF RFC 2821’e ve IETF RFC 2822’ye uygun oluşturulması esastır.

(2) KEP hesabı adresleri “kullanıcı-tarafı@alan-adı-tarafı” formatında belirlenir.

(3) KEP hesabı adreslerindeki tüm alfabetik karakterler küçük olarak kullanılır.

(4) KEP hesabı adresinin “kullanıcı-tarafı”

a) Gerçek kişiler için;

“adı.soyadı.sayı”

formatında oluşturulur. “adı” ve “soyadı” alanları kişinin nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi kimlik yerine geçen geçerli resmi belgelerde yazıldığı haliyle kullanılır. Başvuru sahibinin birden fazla adının veya soyadının olması halinde, bitişik yazılmak üzere adlardan veya soyadlardan en az birinin açık şekilde verilmesi zorunludur. Başvuru sahibinin talep etmesi halinde kısaltılacak adın veya soyadın kimlik yerine geçen resmi belgeler ile uyumlu bir şekilde kısaltılması esastır. Belirlenen “adı.soyadı” isimli KEP hesabı adresi daha önce başka bir hesap sahibi adına oluşturulmuş ise hesap adının sonuna (.) ayıracı konularak başvuru sahibinin belirleyebileceği ve daha önce “adı.soyadı” alanı aynı olan başka bir KEP hesabı adresinde kullanılmayan “sayı” alanı ilave edilir. “sayı” alanı 0-9 arasındaki rakamlar kullanılarak serbestçe belirlenir.

b) Tüzel kişiler için;

1) “MERSİS No”,

2) “MERSİS No.X”

formatlarından biri ile oluşturulur. “X” alfa nümerik olacak şekilde isteğe bağlı olarak başvuru sahibi tarafından belirlenir.

(5) KEP hesabı adresinin “alan-adı-tarafı”:

a) Gerçek kişiler için “hsY.kep.tr” formatında,

b) Tüzel kişiler için:

1) “hsY.kep.tr”

2) “TüzelKişiAdı.hsY.kep.tr”

formatlarından biri ile oluşturulur.

(6) “TüzelKişiAdı” alanı, tüzel kişinin MERSİS’de kayıtlı bilgileri ile uyumlu olmak şartıyla açık şekilde ya da kısaltma yapılarak belirlenir.

(7) “hs” KEPHS’yi ifade etmek üzere kullanılan kısaltmadır. “Y” ise, KEPHS’nin yetkilendirilme tarihine göre Kurum tarafından belirlenen ve sadece KEP hizmetlerinde kullanılacak alan adında yer almak üzere KEPHS’ye verilen 01-99 arasında bir sayıdır.

(8) Yetkilendirilme tarihi aynı olan birden fazla KEPHS olması halinde, “Y” sayısı KEPHS’lerin MERSİS’de kayıtlı isimlerinin alfabetik sırası esas alınarak verilir.

(9) KEPHS’ler “Y” sayısı için Kuruma talepte bulunamaz.

(10) Her KEPHS, Kurum tarafından kendisine verilen “Y” sayısını kullanarak aldığı “hsY.kep.tr” alan adını kendisine tahsis ettirdiğini Kuruma bildirir.

Kayıtlı elektronik posta sistem adreslerinin yapısı

MADDE 12 – (1) KEP sistem adresleri, KEP hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla sadece KEPHS’ler için oluşturulan adreslerdir.

(2) Gerçek ve tüzel kişilerin KEP hesabı adreslerinin yapısı için belirlenen kriterler KEP sistem adresleri için uygulanmayabilir.

(3) KEPHS sistem adresleri “[email protected]” formatında oluşturulur. “S”, sunulacak hizmeti ifade eden bir ibareden oluşacak şekilde KEPHS tarafından belirlenir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler

Kayıtlı elektronik posta rehberinin ve hesabı adreslerinin devri

MADDE 13 – (1) KEPHS’nin, faaliyetine son vermesi veya Kurum tarafından faaliyetine son verilmesi halinde, KEP hesabı adreslerine ve KEP rehberine ilişkin devir işlemleri Yönetmeliğin 21 inci ve 22 nci maddeleri kapsamında gerçekleştirilir.

Yürürlük

MADDE 14 – (1) Bu Tebliğ yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 15 – (1) Bu Tebliğ hükümlerini Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulu Başkanı yürütür.