Ofis kiralamada yapılan en büyük hatalar

Her ne kadar ekonomide durgunluktan bahsediliyor olsa da iş dünyasının ofis talebi devam ediyor.

Kimi değişen iş hacmi için ofisini yeniliyor, kimi masraflarını azaltmak için bölge değiştiriyor, kimi ise mülk sahibinden dolayı zorunlu olarak ofisini taşıyor.

Ofis kiralamak, istenen ofis bulunduğunda risksiz ve sorunsuz gibi düşünülüyor ama o süreçte yapılabilecek hatalar riskleri ve dolayısıyla sorunlan da beraberinde getiriyor. Adres dergisindeki haberde, gayrimenkul danışmanlık şirketi Colliers International, ofis kiracılarının yaygın olarak yaptığı ve maliyete yol açan en büyük 10 hataya bir raporla işaret ediyor.

Ofis ve perakende danışmanı Gizem Burteçin, kiracının büyüklüğüne ya da konuma bakılmaksızın bu 10 hatanın benzerlik göstermesindeki ilginçliğe dikkat çekerek, "Acaba siz de bu hatalardan birini yapmak üzere olabilir misiniz?" sorusunu yöneltiyor. İşte Colliers International'a göre, ofis kiralamada yapılan en büyük hatalar...

Sürece çok geç başlama

1- Önceden yeterince planlama yapmadan girdiğiniz bir görüşme sürecinde kendinizi olumsuz bir konumda bulabilirsiniz. İşi tamamlama süresi kısaldıkça, görüşmeleri daha verimli kılabilecek seçenek sayısı da azalır. İdeal olanı, kiralama döneminiz sona ermeden çok önce elinizdeki listede 3 ya da 4 uygun seçeneğinizin bulunmasıdır: Bu süreci hesaplarken taşınma için harcanacak zaman da göz önüne alınmalıdır. Birçok sektör için yaz dönemleri yoğunluğun daha az olduğu zamanlardır. Dolayısıyla taşınma sürecini yaz dönemine veya işlerin yoğun olmadığı döneme denk getirmek  planlamada önem teşkil etmelidir.

Açık bir gayrimenkul planına sahip olmama

2 - Şirketinizin gayrimenkul ihtiyaçlarını sadece bugün için değil, gelecekteki birkaç yıl için de anlamak bir zorunluluktur. Şüphesiz, işlerinizin bu dönemde gelişmesini bekliyprsunuzdur. Uzun vadeli ihtiyaçlarınızın şu anki ihtiyaçlarınızla birlikte göz önünde bulundurduğunuzdan emin olunuz.

Tamamen parasal maliyet üzerine odaklanma

3 - Şirketlerin yerleşimleri ile ilgili kararlar, çoğunlukla kâr hanesi maliyetlerine odaklanarak alınır. İyi bir personeli cezbetme ve elde tutma ile ilgili maliyetleri de hesaba katmalısınız, çünkü mülkiyet maliyetleri genellikle İnsan Kaynakları'na ilişkin maliyetlerden çok sonra gelir.
Eğer bir taşınma esnasında personelinizin % 10'unu yitirirseniz, bunun şirketinize maliyeti ne olur? Ayrıca bankalar, holdingler ve avukatlık, danışmanlık gibi hizmetler veren servis sektöründeki firmalar için prestijli ofisler müşterileri etkilemek için olmazsa olmazlardandır. Sahip olduğunuz mülkiyet profili müşterilerinize doğru mesaj gönderiyor mu?

Bir proje lideri tayin etmeme

4 - Tek bir irtibat kişisi tayin etme hem piyasaya doğru mesajın verilmesini temin edecektir hem de ilgili tüm kişiler nezdinde zaman tasarrufu sağlayacaktır. Finans, İnsan Kaynakları ve İT bölümlerinize ait girdilerin yanı sıra avukatlarınız, mimarlarınız ve proje yöneticilerinizin de tavsiyeleri gerekmektedir.

Bu süreçleri kontrol altına almak üzere şirketinizden bir kişiyi görevlendirin. İdeal olanı, bu kişinin sadece organizasyon becerisi yüksek, iyi bir iletişimci olmasının yanı sıra önemli proje safhalarında imza yetkisini de kullanabilecek bir çalışan olmasıdır.

Gerekli çalışma alanını yanlış hesaplama

5 - İş yeri trendleri, insanların çalışma biçimini ve bir ofis kurmak için gerekli alana ait özellikleri tamamen değiştirmektedir. Ancak bir çalışma yeri stratejicisi ya da tasarımcısının yardımıyla alan gerekliliklerini tespit ettikten sonra mülkü incelemeye başlayın. Böylece, doğru boyutlardaki alana baktığınızdan emin olabilirsiniz. Bu yaklaşım, yeni fikirler ve ilerlemeler sayesinde kültürel değişimi harekete geçirmenizi de mümkün kılacaktır.

Ofisinizi ilk haline dönüştürmek ficin yeterince zaman ayırmama

6 - Taşınmaya karar verdiğinizde, mevcut mülkünüzü ilk haline dönüştürmek zorunda olabilirsiniz. Bu, basit ifadeyle ofisinizi tekrar orijinal haline getirmek demektir. Gerçekten epey zaman alabilir, ancak yine de kiracıların genellikle önemsemedikleri veya göz ardı ettikleri bir yükümlülüktür. İnşaatçılar sizin bu tür yükümlülüklerinizi yerine getirirken, kira süresinin sona ermesinin ardından hâlâ ödeme yapmak istemezsiniz.

Tercih edilen seçeneği garanti altına alma konusunda yavaş hareket etme

7 - Çoğunlukla kiracılar uygun bir yerleşim seçeneğini belirleme sürecine önemli boyutta zaman ve çaba ayırırlar. Ancak kararı verir vermez, bu kararı derhal "güvence altına almak" bir zorunluluktur. Bir kira sözleşmesi imzalanana ve bir depozito ücreti ödenene kadar mal sahipleri kiracı aramaya devam edeceklerdir. Pek çok uluslararası şirketin hiyerarşik yapısı ve ana merkezin başka bir ülkede olması sebebiyle ofis kiralama gibi hızlı karar verme ve çevik olmayı gerektiren bir operasyon, tercih edilen seçeneğin daha az bürokrasiye sahip olan lokal şirketler tarafından kiralanması sonucunda vakit kaybı ve hüsran ile sonuçlanmaktadır.

Alana yerleşim ile ilgili bir deneme yapmama

8 - Her ofis binası birbiri ile aynı değildir. Yerleşim ile ilgili bir test yapmadan elinizdeki seçeneğin sizin şirketinizi nasıl kaldıracağını bilmek mümkün değildir. Birbirine denk boyutlardaki bir alanda belli bir ofis diğerine kıyasla daha fazla çalışan alabiliyorsa, o zaman toplam kira masrafınız düşecektir. Her iki mülk için de yapılmış profesyonel bir alan planlama çalışması olmazksızın, seçenekleri birbirleri ile karşık pek mümkün olmayacaktır.

Genişleyeceğiniz alanı hesaba katmama

9 - Küçülmesi beklenen bir sektörde değilsiniz. Kiracılann çoğu, şirketlerinin ve işlerinin gelecek beş ile yedi yılda (yaklaşık olarak bir kira sözleşmesine gelecek sürede) büyümesini ummaktadırlar. Kira sözleşmesini yaparken şirketinizin genişleme potansiyelini de göz önünde bulundurmak gerekmektedir. Esnek kira sözleşmeleri ve gerçekçi alan bütçesi, ileride genişleyeceğiniz alanı size sunacaktır.

En iyi fırsatların her zaman mevcut olamayacağını kavrayamama

10 - Büyük merkezlerin çoğunda yüksek boşluk oranları görülebilse de her piyasa içerisinde çok yer kaplamayan sektörler mevcuttur. Eğer çok özel bir şeye ihtiyacınız varsa, bunun için daha fazla zaman ayırmanız ve sürecin nasıl tamamlandığı konusunda neklik göstermeniz gerekir.
Bazı durumlarda, size ait alanın bir kısmını başkasına kiraya verme ya da sizin için mükemmel olan alanı boşaltacak başka bir kiracıyı beklemek için mevcut kira sürenizi uzatma riskine karşı hazırlıklı olmak zorunda kalabilirsiniz.

Mynet Emlak