14 maddede sitelerde tutulacak kayıtlar!
Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez, "sitelerde tutulacak kayıtlar" konusunu Emlakkulisi.com okurları için kaleme aldı. İşte Nihat Dönmez'in yazısı...
1. Site yönetiminin kayıtlarının temelini, bu kanun maddesindeki defter oluşturur.
2. Bu deftere Site Yönetim Defteri denir.
3. Sitelerde başkaca bir defter veya kayıt tutulması mecbur değildir.
4. Site yönetimlerinin tüzel kişiliği yoktur.
5. Site yönetimleri, Vergi Usul Kanununa veya Türkiye Muhasebe Standartlarına tabi değildir.
6. Sitelerdeki, Yönetim Karar Defteri de, Yönetim Denetim Defteri de, İşletme Defteri de, Demirbaş Defteri de bu defterdir.
7. Bununla birlikte, ayrı defterler-klasörler tutulmasının, yönetim yazılım programları kullanılmasının bir zararı veya hukuki bir yasağı yoktur.
8. Site yönetimleri kanundan da anlaşılacağı gibi, çok temel bir yönetimle tüzel kişiliksiz olarak yönetilir.
9. Ancak bazı meslek erbabı, avukatlar, mali müşavirler; siteleri dernek, kooperatif, şirket vb. organizasyonların mevzuatıyla yamadıklarından, site yönetimi davaları da hakimin karşısına arap saçı gibi çıkmakta ve davalar asgari bir yönetimin süresi geçmedikçe sonuçlanmamakta, sonuçlandığında da davacının da davalının tatminsizliği ile sonuçlanmakta, mahkemelerin, insanların emekleri, zamanları, paraları boşa gitmektedir.
10. Bu defter, noterce tasdiklenerek açılır. Kanunda, defterin kapanması takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yapılacağı yönünde hüküm bulunduğundan, bir yorum yapmak mümkün değildir. Burada bu zamanın, kanunda yönetim planlarında özel bir zaman bulunmadıkça, toplantıların, dolayısı ile de yeni yönetici atamalarının bu ay içinde yapılması tavsiye hükmüyle belirtildiğinden, kanunun bu maddesi de defterin kapanma zamanı olarak, yılın ilk ayını uygun görmüştür.
11. Kanunun bu maddesinde, bu defteri ve giderlerin belgeleri ile bir dosyada saklanmasından bahsedilmiş, ancak bunların yeni yönetime devri konusu işlenmemiştir. Bu devir konusu Yargıtay’ın kararları içinde net olarak yer almaktadır.
12. Yönetici/ yönetim kurulu değişimlerinde bu evrakların devri tutanakla yapılır. Bu konu kitabın ileriki bölümlerinde senaryolu ve örnek form üzerinden işlenmiştir.
13. Defterin açtırılmaması, tutulmaması, belirtilen zamanda kapatılması durumunda, kanunun hakimin müdahalesini işleyen maddesinde, iki yüz elli- iki bin TL arasında bir ceza verilmesine hükmedilmiştir. Bu ceza hükmü temyize kapalıdır.
14. Bu konu, Kat Mülkiyet Kanunu madde 36 ile hükme bağlanmıştır:
“Madde 36 – Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.
Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.
Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmeyen yöneticiye 33 üncü maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır.”
Nihat Dönmez /Site Yönetimleri Danışmanı
17 maddede site yöneticisinin sorumluluğu!