39 maddede site kurul toplantıları süreç yönetimi 4!
Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez, "site kurul toplantıları süreç yönetimi 4" konusunu Emlakkulisi.com okurları için kaleme aldı. İşte Nihat Dönmez'in yazısı...
33. Diğer Çağrı Usulleri: Amaç duyurunun sağlıdır. Duyuru SMS, info kanal, web sitesi, kapalı sosyal medya imkânlarıyla da yayınlanır.
34.Mevzuatsal Çağrı: Asıl olan toplantı çağrıları mevzuatsal olanlardır. Blok bazlı olarak kat maliki ve sakinler listesi çıkarılır. Tebliğ kanununun özellikle kat maliklerine tebliğ ile ilgili maddesinin sağladığı imtiyazlar da bu vesile ile kullanılmış olur. Hazırlanan ve ek formlar içinde bulunan çağrı-davet pusulaları bu liste üzerinden imza karşılığı, önceden bülten ve panolarla duyurulduğu gibi kat maliklerine ve kiracılara imza karşılığı tebliğ edilir. Burada kiracının da tebliğe dahil edilmesinden ziyade duyurunun sağlığı tercih edilmiştir. Kiracı imza atmayabilir ve-veya evrağı almak istemeyebilir belki de evrağı alır ama imza atmayabilir. Her iki durum da sorun teşkil etmez. Kiracıdan ricamız çağrıdan kat malikini haberdar etmesidir. Kat malikleri tebliği imza karşılığı almak durumundadır. Bilgi formunda kendi imzalı beyanı altında on sekiz yaşından büyük yanında kalan kişi tarafından atılacak imza da geçerli olacaktır. Zaten tüm bu konular bültende işlenecektir. Bir şekilde kendisine tebliğ yapılamayan malik kalmışsa bu durumda da kanunda belirtilen tebligat usulleri devreye sokulacaktır.
35.Blok Kat Malikleri Toplantı Yeri ve İşlemler: Öncelikle blok kat maliklerinin, temsilciler kurulunu oluşturacağı toplantı yerleri hazırlanır. Personel-malzeme-eğitim-prosedür dörtgeni işletilerek sürece konu toplantıların belirlenip, yayınlanmış yerleri ve zamanlarına göre hazırlıklar yapılır. Özellikle blok toplantılarının kısa sürede tamamlanmasına ancak usulüne uygun yapılmasına önem verilir. Toplantı yerinin girişine, o günkü blok askı duyuruları yeterince büyük kağıt üzerinde olduğu halde asılır. Girişte katılım listesi hazır edilir. İlgililerin dışında giriş olmaması yazılı ikazlarla ve bültende belirtildiği şekilde sağlanır. Karşılama deskinin mümkün olduğunca alanın en dış girişine yakınlığına önem verilir. Liste kontrol ve davetli kabul deskinde bulunan listenin yanında blok malik-sakinler klasörü de hazır edilir. Tüm görevli personel yaka-tanıtım kartı ve özel giyimli olur. Toplantı sekretaryası, pan heyeti için özel bir düzen hazırlanır. Her sandalyenin karşısına masa üstüne en az bir kağıt ve sabitlenmiş bir kalem konulur. Geleneklerimizde bulunan ikram deskinde aşırıya kaçmayacak şekilde soğuk olarak su, sıcak olarak çay servisi temiz ama basit bir düzenle hizmet verir. Toplantı alanında hiçbir şekilde üniformalı güvenlik personeli bulundurulmaz. Oy pusulaları sekretarya tarafından pan heyetinin katılım listesinde onayladığı sayıda oluşturularak, pan başkanının paraflayıp, kaşelediği sayıda oluşturularak, yine pan heyetinin talimat ve kontrolünde dağıtılır ve toplanır. Sekretarya pan heyetinin seçiminden-oluşturulmasından önce süreç hakkında kağıt üzerinden yorumsuz okuma ile bilgi verir ve pan heyetinin oluşması ile onun bünyesine girer. Divan tutanağı hazır standardize edilmiş metin üzerinden sekretarya tarafından seçim sürecinin verilerine göre oluşturulur ve pan heyetinin sesli-aleni beyanına sunularak, toplantıya katılanlarca onaylanması ile imza altına alınır. Oylar kapalı kullanılır aleni sayımla okunur ve görünür büyüklükte karakterlerle özel tahtasında sekretarya tarafından pan heyetinin beyanıyla yazılır. Sekretaryada internete bağlı bilgisayar, yazıcı, kalem, kağıt, KMK metni, yönetim planı metni, oy toplama fanusu, toplantının başlaması ile birlikte deske getirilecek malik bilgi klasörü, ham oy pusulaları, zarf, beyan tahtası vb. toplantıya özel malzeme-evrak ve personel bulunur. Toplantı, heyetin toplantının açıldığına dair beyanı ile başlar ve bittiğine dair, toplantı tutanağını okuyup, imza altına alması ile de sona erer. Sekretarya oyları üzerine blok ve toplantı gün saatini belirtir açıklama ile zarfa alır ve zarfı kapatıp kaşe ile mühürleyerek, toplantı tutanağına arşivlenmek üzere ek yapar. Bu arşiv bir sonraki temsilciler kurulunun atayacağı-seçeceği yönetim kurulunun ilk toplantısında tutanakla imha edilir.
(DEVAM EDECEK)
Nihat Dönmez -Site Yönetimleri Danışmanı
