39 maddede site kurul toplantıları süreç yönetimi 1!
Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez, "site kurul toplantıları süreç yönetimi" konusunu Emlakkulisi.com okurları için kaleme aldı. İşte Nihat Dönmez'in yazısı...
1. Siteleri, kat malikleri birliği yönetir. Kat malikler birliği de kurullarla ortaya çıkar. Site yönetimleri mevzuatının temelini oluşturan Kat Mülkiyeti Kanununda söz konusu toplantıların çağrı,toplantı açılışı ve toplantı yönetimine dair maddeler bulunmaktadır. Ayrıca çeşitli içtihatlar da kurulların usulüne detaylar katmıştır.
2. Bu nedenle, site yönetiminin içinde önemli hukuki, mali,idari,sosyal içeriği dolayısı ile önemli bir yer tutan kurulların çağrı,toplantı açılışı, toplantı yönetimi ve toplantı tutanakları konusunda dernek, kooperatif, aile birliği gibi birlikteliklerin mevzuatı uygulanmalıdır.
3. Bu farklı birlikteliklerin bazılarının mevzuatında taraflar söz konusudur. Oysa site yönetimi bir birliktelikten ziyade yaşamın ta kendisidir. Site yönetimlerinde karara muhalefet olabilir ama yönetime muhalefet olamaz, çünkü siteleri kat malikleri kurulu yönetir desek de aslında siteleri mevzuatlar yönetir, kişiler siteye hizmet eder. Yönetim kurullarına adayların tek tek, bağımsız iradesiyle aday olmaları şarttır, kalkıp da liste, çarşaf liste vb. gibi maliklerin iradesini kısıtlayan çeşitli tarz ve usullerin site yönetiminin mevzuatına katılmaması gerekir.
4. Site yönetim kurullarının olağan toplantı zamanları, olağanüstü toplantı şartları, yönetim planlarında detaylı olarak açıklanır. Yönetim planında böyle bir açıklama bulunmayan, eksiklik veya kanuna muhalif madde, açıklama bulunduğu durumlarda ise Kat Mülkiyeti Kanununda konu hakkında yazan esaslar geçerlidir.
5. Kurullar, kat malikleri kurulu, kat malikleri genel kurulu, temsilciler kurulu, ada-parsel temsilciler kurulları vs. adı veya katılımı ile olabilir.
6. Kurulların toplanması, irade ortaya koyması; sitenin sakinler memnuniyeti ve emlak değeri artışının sürdürülebilirliği için çok önemlidir. Kurul toplantılarının başta çağrı olmak üzere sekretaryasını mevcut yönetim kurulu yapar.
7. Sağlıklı, amaca uygun bir kurul toplantısı için, planlama yeterince önemlidir.
8. Sonuçta, Site Yönetimi; 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ve bu kanuna endeksli olarak hazırlanmış Yönetim Planı/bu kanunun atıf yaptığı diğer kanun ve yönetmelikler çerçevesinde atanmış veya seçilmiş, Yönetici/Yönetim Kurulları-Denetici/Denetim Kurulları, Kat Malikleri Genel Kurulları, Temsilciler Kurulları vb. Yönetim Organları üzerinden tanımlı konu ve alanlarda, hukuki-mali-idari-sosyal boyutlu bir yapıda, personel-malzeme-eğitim-prosedür dörtgeninde; güvenlik-temizlik-teknik-idari işlerden oluşan dört temel hizmeti sakinler memnuniyeti ve emlak değerini artırıcı vizyon üzerinden idari ve saha hizmetlerini tahmini-denk bütçe yaklaşımı ile mevzuatlar çerçevesinde, hakimin müdahalesine açık olarak gerçekleştirme sürecidir.
9. Yukarıda da çok açıkça anlaşılacağı gibi, site yönetimi sektörize edilemez, çünkü mevzuatlar bütünüdür.
10. Bu mevzuatların temeli olan sitelerin yönetimini 14.11.2007 tarihli ve 5711 sayılı kanunla “Toplu Yapılara İlişkin Özel Hükümler” özel bir bölümle 634 sayılı Kat mülkiyeti Kanununda yerini almıştır, bu bölümün kanunun diğer maddeleri ile ilgisi de yine bu bölüm içinde işlenmiştir.
11. Sonuçta siteler de KMK’ya tabi tüm kat irtifak ve mülkiyetine tabi gayrimenkuller gibi maliklerce yönetilir. Malik sayısının çokluğu, karar alabilme sayılarındaki netlik ve oranlar dolayısıyla, toplu yapıların yönetiminde klasik anlamda temsilcilik sitemine geçilmiştir. Sitedeki bloklardan, blok maliklerince temsilciler-yöneticiler seçilmekte, varsa sitenin içinde bulunduğu parsel veya parseller, ada veya adalara göre bu alanlar da blok temsilcilerince seçilen, temsilciler üzerinden tanımlı, tek yönetim planı olan sitenin yönetim ve denetim kurulları oluşmakta ve bu kurullar yetkilerince mevzuatlar dahilinde yönetimi yerine getirmektedir.Bu yaklaşım bir çok yönetim planlarında netleştirilmekte ve hayata geçirilmektedir. Ancak bunun dışında temsilcilik yerine yüzlerce bağımsız bölümü kat malikleri toplantıları ile yönetmeyi tercih üzerine yazılmış yönetim planlarına da rastlanabilmektedir.
12. Özellikle bir yönetmeliği bulunmayan, temel olarak Kat Mülkiyeti Kanununu temel alan site yönetimlerinin hukuki sağlığı kurul toplantılarının bu kandaki ilgili maddeler ve içtihatlardan çıkarılmış mevzuata uygunluğu ölçüsündedir.
13. Bu sağlık ölçüsünde, sitede huzurlu bir yaşam atmosferi oluşturulabilir.
14. Site yönetim kurullarının çoğunda gündem maddelerinden biri de yönetici/yönetim kulu, denetici/denetim kurulu seçimleridir.
15. Seçimlerin mevzuatsal sağlığı dört ayakla desteklenebilir: Hukuki-mali-idari-sosyal. Site yönetim seçimlerinin sekretaryasını da mevcut yönetim yapar. İşte bu yönetim bu dört ayağı sağlıklı kurmak için yeterli bir ön zamanlı olarak seçimlere hazırlanmalıdır. Tam olarak bu maksatla çeklist kontrollü süreç yönetimi için bir prosedür hazırlanmıştır. (DEVAM EDECEK)
Nihat Dönmez -Site Yönetimleri Danışmanı
