39 maddede site kurul toplantıları süreç yönetimi 5!
Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez, "site kurul toplantıları süreç yönetimi 5" konusunu Emlakkulisi.com okurları için kaleme aldı. İşte Nihat Dönmez'in yazısı...
36.Temsilciler Kurulu Toplantısı: Bu toplantıya detaylarından dolayı asıl toplantı diyebiliriz. Temsilciler toplu yapılarda asgari iki yılda bir seçilir ama toplantılarını asgari yılda bir yapar. Birincisinin ikincisinden farkı, ilkinde esastan yönetim ve denetim kurullarını atamak-seçmek, ikincisinde ise buna gerek duymayıp, daha önce seçtiği yönetim ve denetim kurulları üzerinden icrayı devam ettirmek, bunun dışında toplantı gündem ve maksatları aynıdır: Yönetim ve denetim kurullarının raporlarını değerlendirmek, bu raporlar üzerinden yaptığı değerlendirmeler ile işletme projesini tanımlamak, gündeme ait konuları görüşüp karara bağlamak. İlk defa toplanacak yeni temsilciler kurulunun daveti muhatapsız olarak bülten ve diğer duyurularda yapılmıştı. Blok kat malikleri toplantısında belirlenen temsilciler bundan dolayı toplantı yer ve zamanından haberdar olmuşlardı. Ancak gündem ve eklerinin de belirlenmiş temsilcilere ulaştırılması gerekmektedir. Bu eklerden birisi de denetim kurulu raporu olduğundan, temsilcilere detaylı gündem ve ekleri ile ayrı bir çağrı yapılmalı ve bu çağrı da bu detayları inceleyebilecek süreyi verebilmek maksadıyla asgari on beş gün önceden temsilcilerin eline ulaşmalıdır. Esas ve usul açısından denetim kuruluna bu durum yeterince ön bildirimle belirtilerek denetim kurulu raporunun da hazır olacağı zaman tahmini ile temsilciler kurulunun tarihi önceden belirlemiş olmalıdır ki zaten önceki bülten ve duyurularda bu tarih anons edilmişti.
37.Seçim gündemsiz olağan temsilciler kurulu toplantıları tarihi ise yönetim planında belirtilen tarihlere sadık kalınarak, denetim raporunun yayıma hazır olacağı zaman da dikkate alınarak belirlenir ve mevzuat esasları çerçevesinde çağrı ekleri ile birlikte yapılır.
38.Temsilciler kurulu toplantıları daha detaylı sekretarya hazırlığı isteyen organizasyonlardır. Salon düzeni kurulun çalışmasını kolaylaştırır şekilde tasarlanmalı ve provaları yapılmalıdır. KMK da bulunmamamsına rağmen gelenekleşen toplantı salonu iç dizaynı ve toplantı süreci derneklerinkine çok benzer. Salon ileri ortasında yönetim kurulu, solunda denetim kurulu, sağında pan heyeti, pan heyetinin gerisinde sekretarya için özel örtülü, evraklı masalar hazırlanır. Yönetim kurulunun arka kısmındaki fona salon büyüklüğüne göre her iki yanında Türk Bayrağı asılmış Atatürk posteri yer alır. Büyük sitelerde ayrıca bir kürsü de konabilir. Ses düzeni, görsel yansıtma düzenekleri ve ikram deskine ayrı bir önem verilir. Seyyar mikrofon, havalandırma, not kâğıt ve kalemleri ile sandalye arasına sehpa yerleştirilmesine kadar detaylara dikkat edilir. Sekretarya, Divan Heyetinin talimatlarına göre hareket eder.
39. Z-ZAMANLI İŞ AKIŞ CETVELİNİN HAZIRLANMASI
Toplantılar mevzuatsal esaslarda ancak idari usullerde yapılır. Usul güvenilirlilik için önemlidir.
Site müdürü tüm idari işlerden sorumludur: Toplantı öncesi hazırlıktan, sekretaryanın etkin hizmetine kadar bir süreç. Bu süreçte atlama olmaması için aşağıdaki başlıklarda bir çeklist hazırlanmalıdır. Buradaki (Z-ZAMANI), amaçlanmış işin yapılacağı tarihtir. Planlama bu tarih sınırlı olarak sondan başa, uygulama ise baştan sona doğru yapılır.
Nihat Dönmez-Site Yönetimleri Danışmanı
