Korona sonrası esnek ofis modeli yaygınlaşıyor!

Han Spaces Kurucu Ortağı Gizem Burtecin, COVID-19 ile birlikte değişen ofis anlayışı ve esnek ofis modeliyle ilgili merak edilenleri cevapladı...

1- HAN Spaces’ten biraz bahseder misiniz? Ne zaman kuruldu?

HAN Spaces çalışmayı verimli ve keyifli kılan, kurumlara uçtan uca hizmetler, esnek alan çözümleri ve deneyimler sunan bir gayrimenkul yönetimi ve Proptech (gayrimenkul teknolojileri) şirketi. Alkaş ve Nurus şirketlerinin ortaklığında yüzyıllar öncesinden gelen iş hanı kültürümüzü teknoloji ve tasarımla buluşturuyor, doğaya saygılı ve mutlu mekanlar kurguluyor ve yönetiyoruz. HAN çatısı altında kurumsal ofis, sanal ofis, coworking ve özel masa seçenekleri sunarken, HAN HQ çözümleri ve HAN Flex üyelik modeli ile şirketlerin kısa veya uzun dönemli ihtiyaçlarına yönelik çalışma alanları geliştiriyoruz. Hedefimizde; esnek çalışmaya, iş birliği imkanlarına, platform kapsamında sunulacak hizmet ve avantajlardan yararlanmaya açık şirketler ve çalışanlar var. İş birliği yaptığımız şirketin, sermaye gerektiren ve uzun dönemli sözleşme ile kendisini kısıtlayan bir yatırım kalemini; üyelik veya kurumsal anlaşma ile operasyonel gidere, esnek kontrata ve yönetsel kolaylığa dönüştürmesini sağlıyoruz. Aynı zamanda da çalışanlara da konfor, kolaylık, deneyim ve ayrıcalıklar sunuyoruz. Kısaca HAN istediğiniz an, istediğiniz kadar mekan sunuyor.

2- Flex Space yani esnek ofis tanımından tam olarak ne anlıyoruz? Flex Space ne demektir ? 

Yeni dönemde çalışma alanlarında köklü bir değişim yaşanması kaçınılmaz görünüyor. Bunun sebebi şirketlerin ve bireylerin dijital adaptasyon ile birlikte esnek çalışmaya her zamankinden daha hazır olmaları.  Bizler de bu noktada esnek çalışma mekanları konusunda tercih ve talebin arttığını gözlemliyoruz. 2020’nin ilk aylarındaki global JLL raporuna göre önümüzdeki 10 sene içerisinde ofislerin %30’dan fazlasının esnek çalışma alanlarından oluşağı öngörülüyordu. Pandemi sonrası dönemde bu oranın çok daha yukarılara taşınacağını söylemek mümkün. 

3- RE-SET Workspace platformunun oluşturulma hikayesinden ve sürecinden bahseder misiniz?

Pandemi ve sonrası dönem çalışma alanları için hem belirsizlikler taşıyor hem de bir dönüşümün içindeyiz. Odağımızda her daim insan olunca insanların sağlığına, yarın ofislerine dönerken ‘virüs kapar mıyım, aileme bulaştırır mıyım?’ endişesini taşımadan gönül rahatlığıyla çalışabilmesine ve şirketlerin bu süreci nasıl yöneteceğine odaklandık; teknolojinin gücü ile esnek ve verimli alanlara dönüşümün aynı zamanda sağlıklı, sürdürülebilir olması yönünde katkı sağlamak istedik. Yeni dönemde çalışma alanları için somut, makul, sürdürülebilir standartların belirlenmesi için bir ortak akıl platformu olan Re-Set Workspace’i HAN Spaces öncülüğünde kurduk ve yönetim, insan kaynakları, İSG, hukuk mimari, teknoloji ve sürdürülebilirlik gibi farklı alanlarda görüş bildiren paydaşlarımızla bir araya geldik.

MESS ve Nurus ana sponsorluğunda, Alkaş organizasyonuyla hayata geçirdiğimiz RE-SET Workspace PERYÖN- Türkiye İnsan Yönetimi Derneği, IDEALİST İç Mimarlık Derneği, WWF – Türkiye (Doğal Yaşamı Koruma Vakfı), Girişimcilik Vakfı, Bahçeşehir ve Özyeğin Üniversiteleri, Great Place to Work ile bu platformda bir araya geldik. Türknet co-sponsorluğunun yanı sıra Cisco, Daikin, Hafele, IFS, ISS, Johnson Controls, Labirent, Logitech, Mey Diageo, Ofix, Organik Kimya, Özay Hukuk, Rasyotek, Schneider, Sensormatic, Servis 365, Tahincioğlu gibi hem ofiste çalışan hem de ofis için çalışan şirketlerin de bilgi, birikim ve desteğiyle ortak aklın gücü ve insan odağımızla çalışma alanlarının standartlarına reset atıyoruz.

İlk aşama olan Ideathon kapsamında 60’tan fazla iş dünyası liderleri, tasarımcılar ve akademisyenle oturumlar düzenledik. Future Bright Group ile yürüttüğümüz Türkiye İş Hayatı ve Çalışma Alanları Beklenti araştırması ile şirket yöneticileri ve çalışanlarının beklenti, iç görü ve çözüm önerilerini dinledik. İnsan, İSG, Teknoloji, Tasarım, Sürdürülebilirlik ve Çalışma Alanlarına yönelik 6 farklı komisyon oluşturduk. Farklı perspektiflere yer veren ve karar verici 120’ye yakın yönetici, profesyonel ve akademisyenlerin dahil olduğu her bir komisyonun, çalışma alanları standartlarına yönelik rapor çıktısını pek yakında kamuoyu, STK’lar ve ilgili bakanlıklar ile paylaşacağız.
Ortaya çıkan fikir ve komisyon raporları doğrultusunda iç mimarlarla bir proje yarışması düzenleyeceğiz, böylece ilk aşamadaki fikirler komisyonlarla standartlara, standartlar da bu aşamada üçüncü boyuta aktarılacak. Sektörlerinin önde gelen isimlerinden oluşacak jüri bu projeleri değerlendirecek. 

Raporumuzu Ağustos ayında yayınlayacağız, Türkiye’de yapılmış en kapsamlı çalışma olacak. Raporu paylaştıktan sonra şirketler ve farklı disiplinlerden profesyoneller için ‘Workspace Management’ yani yeni dönemde çalışma alanları yönetimi eğitim programını başlatacağız. Bu değişimi yönetmek şirket içinde de bir koalisyon ve ortak dil oluşturmak anlamına geliyor. Çok değerli eğitimcilerin yer alacağı yeni döneme yol gösteren ve doğru aksiyonların alınmasını sağlayacak bir sertifika programı olacak.

4- COVID-19 ile birlikte ofis yaşamı nasıl bir değişime uğruyor ve uğramalı?

Bu dönemde teknolojik altyapıya sahip, giriş çıkışı güvenliği olan, fiziksel mesafe korunabilen, açık hava alanları olan, havalandırması ve sterilizasyonu ile sağlıklı çalışma alanları öne çıkacak. Aslında çalışma alanlarındaki yeni düzenimizi 2001’de ABD’de İkiz Kulelere saldırı olduktan sonraki döneme benzetiyoruz.  Havalimanlarında alınan ek güvenlik önlemleri azalmadı tersine arttı ve farklı alanlara yayıldı. Hijyen ve sağlık hassasiyetleri, artan veya daha fazla gözetilen İSG uygulamaları artık bizim yeni standartlarımız olacak.  

Yeni düzen yalnızca ofisin içini kapsamıyor. Yani masaları ve toplantı koltuklarını mesafelere göre ayırmak yeterli değil, bundan daha fazlasının yapılması gerekiyor. Asansörlerde, yemekhanelerde, koridorlarda yeni düzenin nasıl uygulanacağı da henüz belirsiz konular arasında. Pandemi öncesinde açılışını yaptığımız HAN Levent’te %100 temiz hava ve çok fazla açık alana sahibiz. Ortak çalışma alanları sunmanın verdiği sorumlulukla tüm önlemleri ve uygulamaları önemle takip ediyoruz. Yeni hizmete girecek lokasyonlarımızın planlamasında da aynı hassasiyeti gösteriyor, Re-Set Workspace platformunda ortak akıl ile birlikte oluşturduğumuz standartları hassasiyetle gözetiyoruz.  

Bina genelindeki uygulamalar çok önemli bununla birlikte ulaşım da son derece kritik ve Ağustos ayının sonu itibarı ile asıl bu etkileri deneyimleyeceğiz. Çalışanlar kendi içgüdüleriyle toplu taşıma yerine kendi araçlarını kullanmayı tercih edecekler, bu da büyükşehirlerde daha yoğun trafikle birlikte daha büyük park yeri sorunu anlamına geliyor. Bina trafiğini yönetmek için rotasyonlu ve esnek bir sisteme geçilmesi kaçınılmaz görünüyor. Özellikle bu sebeple pandemi sonrasında çalışanların evlerine yakın çalışabilecekleri HUB ve uydu ofislerle birlikte Flex Space (Esnek ve Hazır Ofisler) için büyük bir dönüşüm başlayacağını öngörüyoruz. Bu konunun şehir içi trafiğini rahatlatmak ve çalışanların günde en az 2 hatta 3 saat kazanması için çok önemli bir husus olduğunu biliyoruz.

Teknoloji ise salgın sürecinde iş yapış şekillerinde ve hemen her anlamda iş hayatımızın odağına yerleşti. Çağımıza adını veren teknolojik sıçrayış, salgın süreciyle birlikte çalışma hayatına yepyeni bir boyut kazandırdı. Bu yeni dönemin altyapı, bulut çözümlerinin yanı sıra KVVK gibi güvenlik protokollerini, Proptech ve yapay zeka uygulamalarını geliştirerek, toplantı ve iş yapış teknolojilerini pratikleştirip yaygınlaştırarak klasik anlayışı baştan aşağı değiştirmeye hazırlandığını söyleyebiliriz. Bütün bu teknolojik sıçrama inovasyon, kurum içi girişimcilik ve tepe yönetimden tüm ekibe yayılan esneklik ve çeviklik kültürü ile ve tabi ki çalışan haklarını ve iş yaşam dengesini gözeten bir anlayış ile desteklenmeli. 

5- Yeni dönemde esnek ofis anlamında neler olacak, anlatabilir misiniz? 

Son dönemde ofise bağımlı çalışma kavramı sarsıldı dolayısıyla ofisleri köklü değişiklikler bekliyor. Bu süreçte esnekliğin ve verimliliğin firmalar için artık daha değerli bir kavram haline geldiğini görüyoruz. İş yapışta esneklik, mekanda esneklik, teknolojide esneklik, maliyet ve kontratlarda esneklik gibi doğal yansımaları olacak. Yeni dönemin esnek çalışma talebi buna uygun mekanlarla, teknolojiyle, şirket kültürüyle ve politikalarıyla ve tabi ki hukuk çerçevesinde düzenlenmeli. 

Esnek ofis kavramının iş hayatı için hem finans hem yönetilebilirlik hem de kontrat kolaylığı ile daha güçlü bir yol olarak değerlendirileceğini görüyoruz. Coworking modeli çıkış noktası start uplar ve freelancerlar olduğu için bu dönemde sekteye uğradı ama asla sona ermeyecek.  Dünyada son dönemde popülerleşmeye başlayan esnek ofisler ise bir çatı konsept, son on yılda her sene %22 oranında büyüyordu ve özellikle pandemi sonrası değişen gereksinim, iş yapış biçimleri ve gelişen teknoloji ile birlikte katma değerleri, hizmeti ve kültürü ile hazır ofisten fazlası olan esnek ofis kavramı daha değerli hale geldi, daha uygulanabilir bir konuma yerleşti. Bu dönemde şirketlerin çalışma alanları konusunda bir planlama ve portföy analizi yapması gerekiyor. Belli oranda esnek çalışmaya açık olmak hem fonksiyonel hem de bütçesel faydalar sağlayacaktır.

6- Değişim yönetimini nasıl yapacaklar?

Pandemi öncesi düşünülmeyen ihtiyaçlar bugün her şirketin gündeminde ama doğru bir iletişim, doğru bir teknolojik altyapı ve ihtiyaç planlamasıyla hayata geçmeli. Lokasyon avantajı, alternatifli sosyal alanlar ve farklılaştırılmış tasarımlarla çalışanlara deneyim ve kolaylık sağlarken, esnek kontrat ve operasyonel verimlilikle şirketler için çözüm oluyor. Esnek ofislerin en dikkat çeken yanı ise;  talep ve kişi sayısına göre kurgulanabilir, katlanabilir, genişleyip daralabilir yapıda olması. Bizim de HAN Spaces olarak yaratmak istediğimiz, insanların zorunda olduğu için geldiği bir mekan değil, home office’in rahatlığına tercih edeceği mutlu ve verimli çalışma ortamını sağlamak. Bununla birlikte bir topluluğa dahil olma ayrıcalığını hissedecekleri, iş birlikleri geliştirebilecekleri mekanları en doğru hizmet ve iş birliği ağı ile sunabilmeyi önemsiyoruz.

7- İş dünyası eğer esnek ofisler gibi çözümlere gitmezse nasıl etkileneceğini öngörüyorsunuz?  

Eğer şirketler yeni dünya düzenine göre standartlarını belirlemezse çalışan verimliliği ve maliyetler açısından zor durumda kalacaktır. Bundan sonraki dönemde ofisten çalışmak bir zorunluluk değil. Ağırlıklı Z kuşağından oluşan çalışanlar zorunda olduğu için değil şirket kültürünün bir parçası olmak, kendine yeni şeyler katmak, yalnız kalmamak, daha konforlu buldukları için şirkete gelmek isteyecekler. Yeni dönem hem bu değeri yaratamayan şirketler hem de buna uygun olmayan bina ve ofisler için riskler taşıyor. Ofis piyasasında boşluk oranları Covid-19 öncesi dönemde bile %30’lara varıyordu. Şirketler kendilerini uzun dönemli kontratlarla, büyük metrekarelere bağlamak istemeyecekler. Bu da boşluk oranlarının ofis piyasasında artması anlamına gelecek. Mal sahiplerinin de ellerindeki mülkü sağlıklı, teknolojik ve esnek hale getirmesi gerekecek. Biz de uçtan uca HAN çözümleriyle, bina ve şirket sahiplerinin bu standartları uygulaması için çözümler sunuyoruz. Bu tabi ki en başta mal sahipleri için de avantaj çünkü ofis alanını yeni dönemin ihtiyaçlarına adapte eden, katma değerli hizmetler sunan bir operatörle çalışmanın kolaylığını ve avantajını deneyimleyecekler. Artık ofisler de tıpkı oteller gibi yönetilecek, bu operatör iş modeli ile doğru ve kurumsal hedef kitleye uygun portföyü mal sahipleri ile birlikte geliştireceğiz, binalar ve ofisler teknoloji ile akıllanacak, tasarım, sanat ve yeşile saygılı deneyim sunan alanlar haline gelecek.  

8- Gelecek planlarınızın arasında bir esnek ofis modeli olan HAN Spaces’i büyütmek var mı?

Hedefimiz, geliştirdiğimiz esnek ofis modelini teknolojik altyapımız ile harmanlayarak hem yerel hem de uluslararası networku hayata geçirmek. Bir proptech şirketi (gayrimenkul teknolojileri) ve esnek ofis operatörü olan HAN ile teknoloji tarafına çok önem veriyoruz. HAN IQ altyapımızla bir bina ve çalışma alanları işletim sistemi, HAN APP ile de kullanıcı deneyimi sunuyor ve çoklu lokasyon, toplantı odası, ofis alanları arasından seçim yapılmasını mümkün kılıyoruz. Levent’teki binamızda girişten, toplantı odasına, dolaptan yazıcıya kadar her nesneye HAN App ile bağlanabiliyorsunuz.  Türkiye’nin 'hub' olduğu uluslararası bir iş platformu ve mekan ağını oluşturmak için çalışıyoruz.

Ofis pazarı COVID-19'un etkisinde geçti!