Ofis kiralarken yapılan 10 büyük hata!
Colliers International, ofis kiracılarının yaygın olarak yaptığı ve maliyete yol açan en büyük 10 hatayı belirledi. Şirketler ofis kiralarken nerede hata yapar?
1. SÜRECE ÇOK GEÇ BAŞLAMA - Önceden yeterince planlama yapmadan girdiğiniz bir görüşme sürecinde kendinizi olumsuz bir konumda bulabilirsiniz. İşi tamamlama süresi kısaldıkça, görüşmeleri daha verimli kılabilecek seçenek sayısı da azalır. İdeal olanı, kiralama döneminiz sona ermeden çok önce elinizdeki listede 3 ya da 4 uygun seçeneğinizin bulunmasıdır.
2. ESNEK BİR GAYRİMENKUL PLANINA SAHİP OLMAMA - Şirketinizin gayrimenkul ihtiyaçlarını sadece bugün için değil, gelecekteki birkaç yıl için de anlamak bir zorunluluktur. Şüphesiz, işlerinizin bu dönemde gelişmesini bekliyorsunuzdur. Uzun vadeli ihtiyaçlarınızın şu anki ihtiyaçlarınızla birlikte göz önünde bulundurulduğundan emin olunuz.
3. TAMAMEN PARASAL MALİYET ÜZERİNE ODAKLANMA - Şirketlerin yerleşimleri ile ilgili kararlar, çoğunlukla kâr hanesi maliyetlerine odaklanarak alınır. İyi bir personeli cezbetme ve elde tutma ile ilgili maliyetleri de hesaba katmalısınız, çünkü mülkiyet maliyetleri genellikle İnsan Kaynakları'na ilişkin maliyetlerden çok sonra gelir. Eğer bir taşınma esnasında personelinizin %10'unu yitirirseniz, bunun şirketinize maliyeti ne olur? Sahip olduğunuz mülkiyet profili müşterilerinize doğru mesaj gönderiyor mu?
4. BİR PROJE LİDERİ TAYİN ETMEME - Tek bir irtibat kişisi tayin etme hem piyasaya doğru mesajın verilmesini temin edecektir hem de ilgili tüm kişiler nezdinde zaman tasarrufu sağlayacaktır. Finans, İnsan Kaynakları ve IT bölümlerinize ait girdilerin yanı sıra avukatlarınız, mimarlarınız ve proje yöneticilerinizin de tavsiyeleri gerekmektedir. Bu süreçleri kontrol altına almak üzere şirketinizden bir kişiyi görevlendirin. Ideal olanı, bu kişinin sadece organizasyon becerisi yüksek, iyi bir iletişimci olmasının yanı sıra önemli proje safhalarında imza yetkisini de kullanabilecek bir çalışan olmasıdır.
5. GEREKLİ ÇALIŞMA ALANINI YANLIŞ HESAPLAMA - İş yeri trendleri, insanların çalışma biçimini ve bir ofis kurmak için gerekli alana ait özellikleri tamamen değiştirmektedir. Ancak bir çalışma yeri stratejicisi ya da tasarımcısının yardımıyla alan gerekliliklerini tespit ettikten sonra mülkü incelemeye başlayın. Böylece, doğru boyutlardaki alana baktığınızdan emin olabilirsiniz. Bu yaklaşım, yeni fikirler ve ilerlemeler sayesinde kültürel değişimi harekete geçirmenizi de mümkün kılacaktır.
6. OFİSİNİZİ İLK HÂLİNE DÖNÜŞTÜRMEK İÇİN YETERİNCE ZAMAN AYIRMAMA - Taşınmaya karar verdiğinizde, mevcut mülkünüzü ilk hâline dönüştürmek zorunda olabilirsiniz. Bu, basit ifadeyle ofisinizi tekrardan orijinal hâline getirmek demektir. Gerçekten epey zaman alabilir, ancak yine de kiracıların genellikle önemsemedikleri veya göz ardı ettikleri bir yükümlülüktür. İnşaatçılar sizin bu tür yükümlülüklerinizi yerine getirirken, kira süresinin sona ermesinin ardından hâlâ ödeme yapmak istemezsiniz.
7. TERCİH EDİLEN SEÇENEĞİ GARANTİ ALTINA ALMA KONUSUNDA YAVAŞ HAREKET ETME - Çoğunlukla kiracılar uygun bir yerleşim seçeneğini belirleme sürecine önemli boyutta zaman ve çaba ayırırlar. Ancak kararı verir vermez, bu kararı derhal "güvence altına almak" bir zorunluluktur. Bir kira sözleşmesi imzalanana ve bir depozito ücreti ödenene kadar mal sahipleri kiracı aramaya devam edeceklerdir.
8. ALANA YERLEŞİM İLE İLGİLİ BİR DENEME YAPMAMA - Her ofis binası birbiri ile aynı değildir. Yerleşim ile ilgili bir test yapmadan elinizdeki seçeneğin sizin şirketinizi nasıl kaldıracağını bilmek mümkün değildir. Birbirine denk boyutlardaki bir alanda belli bir ofis diğerine kıyasla daha fazla çalışan alabiliyorsa, o zaman toplam kira masrafınız düşecektir. Her iki mülk için de yapılmış profesyonel bir alan planlama çalışması olmaksızın, seçenekleri birbirleri ile karşılaştırmak pek mümkün olmayacaktır.
9. GENİŞLEYECEĞİNİZ ALANI HESABA KATMAMA - Küçülmesi beklenen bir sektörde değilsiniz. Kiracıların çoğu, şirketlerinin ve işlerinin gelecek beş ile yedi yılda (yaklaşık olarak bir kira sözleşmesine denk gelecek sürede) büyümesini ummaktadırlar. Esnek kira sözleşmeleri ve gerçekçi alan bütçesi, ileride genişleyeceğiniz alanı size sunacaktır.
10. EN İYİ FIRSATLARIN HER ZAMAN MEVCUT OLAMAYACAĞINI KAVRAYAMAMA - Büyük merkezlerin çoğunda yüksek boşluk oranları görülebilse de her piyasa içerisinde çok yer kaplamayan sektörler mevcuttur. Eğer çok özel bir şeye ihtiyacınız varsa, bunun için daha fazla zaman ayırmanız ve sürecin nasıl tamamlandığı konusunda esneklik göstermeniz gerekir. Bazı durumlarda, size ait alanın bir kısmını başkasına kiraya verme ya da sizin için mükemmel olan alanı boşaltacak başka bir kiracıyı beklemek için mevcut kira sürenizi uzatma riskine karşı hazırlıklı olmak zorunda kalabilirsiniz. Nitelikli bir gayrimenkul danışmanı, çok önceden hangi mülkün ne zaman uygun ola
