Sitelerde toplantı yönetme yönetimi!

Site yönetimlerinin yaptıkları olağan ve olağanüstü toplantıların nasıl yapılacağı Kat Mülkiyeti Kanununda yazılmamıştır. Sitelerde yapılan toplantılar genelde “Toplantı Hazırlama ve Planlama Yönetimi” esaslarının tamamı bilinmeden eskiden gelen veya daha önce sitede uygulanarak oturmuş bir toplantı şablon planı üzerinden amatörce planlanmaktadır. Bu planlama usulü ile yapılan toplantılarda mevzuat açısından çok sayıda maddi hata bilinmeden yapılır. Toplantıların maddi hatalarını en aza indirmek, hatta sıfır hata için daha önce yayınlanan “Sitelerde Toplantı Yönetiminin Önemli Parametreleri” yazısına ilaveten toplantıyı yönetecek Divan Başkanının toplantıyı yönetirken toplantının akışının gerek usul gerekse şekil olarak hukuki zeminde yapılmasını sağlaması ve toplantı yönetme mevzuatına dair önemli konuları bilmesi önemlidir.                                                                          

Divan Başkanının toplantıyı yönetme mevzuatını bilmeden yapılan toplantılar genelde usul veya şekil açısından hukuken sakatlık taşıyabilen toplantılardır. Toplantı sonrası bir yetkili kişinin toplantı yönetimi veya alınan kararlar konusunda dava açması sonucunda davayı açana haklılık payları ortaya çıkmakta sonuçta hem zaman hem de emek kaybı yaşanmaktadır.                        

Yukarıda sayılan nedenlerle sitelerde toplantıyı yönetme konularının bilinerek toplantıların yönetilmesi önemlidir. Toplantı yönetiminin başlangıcı toplantıyı yönetecek kişinin mevzuata uygun seçilme prosedürünün tam olarak uygulanması ile başlar. Toplantıyı yönetmek için önerilen bir Divan Başkanının seçimi toplantıya katılanların salt çoğunluğu oyu ile olur. İki veya daha fazla adayın önerilmesi durumunda birinci turda salt çoğunluğu alan kişi, birinci turda salt çoğunluk elde edilemez ise ikinci turda en fazla oyu alan kişi pan başkanı olarak görev yapar. Bu durum pan kâtibi için de geçerlidir.    

                                                                                        
Seçilen pan başkanının, toplantıda kullanacağı görev yetki ve sorumluluklarını bilerek görev yapması önemlidir. Bu sorumlulukları içinde, örneğin site yönetimi toplantısı seçimli toplantı ise (yönetici/yönetim kurulu ve/veya denetici/denetim kurulu seçimleri yapılacaksa) pan başkanının aynı zamanda sandık kurulu başkanı olarak yetkili ve sorumlu olduğunu bilmesi önemlidir. Toplantı seçimli toplantı değilse pan başkanı toplantıyı mevzuata uygun yönetmekten sorumludur. Divan başkanı toplantıyı yönetirken bilmesi gereken şu konular üzerin hareket etmelidir.                  

 A-Yoklama yapar, toplantı açılışı için yeterli katılımın olup olmadığına bakar, açılış için yeter sayı varsa katılan kurul üyelerinin asil ve vekalet taşıyanlarını ayrı ayrı tespit eder.                                                          

B-Toplantının hukuki akışı içinde.          

1-Yönetim ve Denetim kurulu seçimlerinde tarafsız kalarak,                                                                          

2-Gündemden çıkılmadan,                                            

3-Gündemin sırasını değiştirmeden,                              

4-Gündemden madde çıkarmadan toplantının nasıl yapılacağını katılımcılara kısaca anlatır.                                                                                                                    

C-Toplantının asil üyeleri ile dinleyicilerin ayrı ayrı oturmasını sağlar.     

D-Gündemin ana maddeleri üzerinde, hukuken yetkili konuşmacılar için söz sırası çizelgesi yaparak konuşturur.                                                                        
E-Konuşan yetkili üyelerin konuşmalarını hukuki mevzuata (yönetim planına) dayandıracak şekilde konuşmacılara yön verir.    

F-Gündemin ana maddeleri üzerinde yapılacak konuşmaları sabırla dinler. Notlarını alır. Mevzuata uymayan konuşmaları düzeltir. Mevzuata uygun olanlardan karar alınacaklar için sıralama yapar.                                                                                                       
G-Kararı gerektiren her maddeyi mutlaka oylatarak karar altına alır.                               

H-Oylamalarda karar yeter sayıları konusunu titizlikle takip eder.                                                                                                                        
İ-Her kararın kaç oyla ve kimlerin oyu ile alındığını isim belirterek tutanağa yazdırır.                                                                                                                                                   
J-Mevcut gündemde olmayıp dolaylı olarak gündeme alınmak istenen konuları titizlikle takip eder.                                                             
K- Gündem dışında bir konunun görüşülmesi için en az dört asil üyenin toplantı öncesinden ve gündem maddeleri görüşülmeden yazılı önerge vermesi konusunu takip eder.                                                                                                                                                  
L-Konuşulan her önemli konuyu anlaşılır tarzda özet olarak toplantı tutanağına yazdırır.                                                                                                                             
M-Oylamalarda karara muhalefet edenlerin muhalefet şerhlerini de özet olarak mutlaka tutanağa yazdırır.                                                   

N-Toplantının sertleşmesine asla müsaade etmez. Sertleşme devem ederse toplantıya kısa ara verebilir. Sertleşmenin süreceğini görürse toplantıyı kapatabilir.            

                                                                                
O-Olağan üstü toplantılar da olağan üstü toplantı yönetimi esaslarını tam uygular.          

Ö-Kararların noter tasdikli karar defterine yazılmasını takip eder. Bu esaslar dahilinde toplantının yapılıp yapılmadığının tespit edilmesi işlemi mutlaka bir kurulun denetiminde olmasında ve yapılan işlerin mevzuata uygun yapılıp yapılmadığının tespit edilmesinde fayda vardır. Bu işlemin denetiminin site denetim kuruluna verilmesi yararlı olacaktır.