17 maddede site yönetimleri vizyon tasarımı!
Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez Emlakkulisi.com okurları için "site yönetimleri vizyon tasarımı" konusunu kaleme aldı. İşte Dönmez'in o yazısı...
1. Nasıl ki inşaat projesi ihtiyaç listesi üzerinden mimarlarca tasarlanır ve hayata geçirilirse, site yönetimleri de ortak alanlı yaşam senaryosu üzerinden Site Yönetimleri danışmanlarınca tasarlanır ve hayata geçirilir.
2. Site yönetim danışmanı henüz inşaat safhasında mimarlarla birlikte, site yaşam senaryosuna yönelik olarak imalat sürecine dahil olur.Bu önemli imkanı, geçici yönetimi de kuracak olan müteahhit firma, site yönetimleri danışmanına ilerideki oturumun kalitesi ve düşük aidatı için sağlamalıdır.
3. Site yönetim danışmanı, öncelikle mimarla birlikte inşaatın planlanması safhasında, ileride ikamet edilecek alanların düşük aidatlı bir giderle, her yaştan ve yaşam tarzından sakinlerin hayatını kolaylaştıracak şekilde oturuma yönelik vaziyet planı oluşturulmasına yönelik teklifler oluşturur.
4. Bu teklifler, projenin aidat dostu olmasını, emsal dışı alanların giderlerin bir kısmını sağlayacak kiralar getirecek şekilde imalatını, aidatların büyük bölümünü oluşturan yer-sabit personel sayısını azaltacak iş akışı ve işleyişine müsait vaziyet planı değişikliklerini kapsar.
5. Site yönetim danışmanı, site yönetim tasarımında imalatla fiili ve fiziki tedbirleri alırken bir taraftan da sitenin hukuki, mali, idari, sosyal yapısalını da planlar.
6. Hukuki tasarımın en önemli unsuru, yönetim planıdır. Yönetim planı kes-kopyala-yapıştır yaklaşımından ziyade, tamı tamına siteye özel olmalıdır. Site yönetim planı, kanunun ilgili maddelerini olduğu gibi kağıda geçirmek değildir. Site yönetim planı net olmalıdır. Site yönetim planı tavsiye edici maddeler içermemelidir. Site yönetim planı kanuna muhalif veya yok hükmünde olacak maddeler içermemelidir. Yönetim planları sitelerin anayasasıdır. Sitelerde yönetim planını değiştirmek, ancak tüm maliklerin 4/5 kadar oranındaki bir sayı ile mümkündür. Bu sayıya ulaşmak çok zordur. Sonuçta site yönetim planı bu konuda saha tecrübesi ve akademik bilgi sahibi olmayan meslek erbabınca hazırlanırsa, oturumda komşuluk hukuku, site huzuru kalmaz. Bu durumda da seçimler, kararlar mahkemeye, kurullar adliyeye taşınır.
7. Site yönetim planı, konuya ve sektöre hakim olmayan kişilerce hazırlanmışsa, ilk temsilciler kurulu toplantısında, bir site yönetimleri danışmanın, siteye özel bir mevzuat kitabı oluşturulmasına karar verilerek, yönetimin hukuki,mali,idari,sosyal yapısalına ilişkin konular belli bir standarda bağlanmalı ve sonrasındaki kurul toplantı davetleri, toplantılar yönetimi, kararların alınması, kurulların seçilmesi,görevleri,raporları, yönetimin devir esasları, defterlerin tutulması, tahkim kurulunun oluşturulması temsilcilerce onaylanacak bu kitap üzerinden yapılmalıdır.
8. Site saha hizmetleri hem sakinlerin hayatını kolaylaştırmak, hem de aidatların miktarının belirlenmesinde etkili olduğundan mutlaka tasarlanmalı, her birim için belli standartlarda bir hizmet kitabı oluşturulmalıdır.
9. Bu kitap tipi çalışma kılavuzlarında, sitenin daha güvenli, daha temiz, daha bakımlı bir yaşam alanı olması için personel-malzeme-eğitim-prosedür dörtgenli organizasyon kurulmalı, (kim-ne zaman-neyi-nerde-nasıl yapacak) detayda iş akışı ve işleyişi planlanmalıdır.
10. Site yönetimi tasarımında; sitenin noter tasdikli yönetim defterinin açılmasından, vergi numarası alınması, muteber bir bankada site yönetimi adına hesap açılması, kat malikleri/temsilciler, yönetim, denetim kurullarının oluşumu ve toplantıları da planlanmalıdır.
11. Famcoturk Site Yönetimleri Kitap Setinde tüm yukarıdaki konular detaylı olarak işlenmiştir.
12. Site yönetimi; 634 sayılı kat mülkiyeti kanunu ve bu kanuna endeksli olarak hazırlanmış Yönetim Planı / bu kanunun atıf yaptığı diğer kanun ve yönetmelikler çerçevesinde, tüzel kişiliksiz, Vergi Usul Kanuna ve Türkiye Muhasebe Standartlarına tabi olmaksızın, atanmış veya seçilmiş , Yönetici/Yönetim Kurulları-Denetici/Denetim Kurulları,Kat Malikleri Genel Kurulları vb. Organlar üzerinden tanımlı alanlarda, hukuki-mali-idari-sosyal boyutlu bir yapıda, personel-malzeme-eğitim-prosedür dörtgeninde; güvenlik-temizlik-teknik –idari işlerden oluşan dört temel hizmeti sakinler memnuniyeti ve emlak değerini artırıcı vizyon üzerinden idari ve saha hizmetlerini tahmini bütçe yaklaşımı ile , hakimin müdahalesine açık, gerçekleştirme sürecidir.
13. Yukarıdaki tanım, site kat malikleri/temsilciler kurulu vizyonu ile site yönetim kurulunun misyonunun belirlenmesinde önemli bir dayanaktır.
14. Site kat malikleri/temsilciler kurulu; sakinlerin memnuniyeti ve emlak değerinin artışının, bölgesindeki benzerlerinden daha ileride ve sürdürülebilir olmasını vizyon edinir. Bu vizyonu yerine getirecek olan misyon belirlenir ve bu misyona uygun bir yönetim ve denetim kurulu oluşturulur.
15. Yönetim kurulunun misyonu; daha güvenli, daha temiz, daha bakımlı, sakinlerin kendilerini özel hissedebileceği bir yaşam alanı sağlamaktır.
16. Site müdürünün görevi ise; enerji-emek-malzeme girdileri ile asgari maliyetli güvenlik, temizlik, teknik,peyzaj,ilaçlama,aidat takibi ve iletişim hizmetlerini üretmektir.
17. Toplamda ise; kat malikleri/ temsilciler kurulu karar, yönetim kurulu icra, site müdürü uygulama yetki ve sorumluları olarak, siteyi daha güvenli, daha temiz, daha bakımlı, sakinlerin kendilerini daha özel hissedebileceği bir yaşam alanı üzerinden sürdürülebilir sakinler memnuniyeti ve emlak değer artışı sağlayarak sitenin bölgesinde marka değerini artırmaktır.
Nihat Dönmez / Site Yönetimleri Danışmanı
