3 maddede sitelerde usulsüz harcamalar!
Profesyonel Site Yöneticisi Zeynal Fırat www.emlakkulisi.com okurları için "Sitelerde usulsüz harcamalar" konulu yazı yazdı. İşte o yazı...
Toplu yaşamın yeni yaygınlaştığı bu zamanda sitelerin hemen hemen tamamına yakını kangren halini almış aidatlardan müzdarip bunun da en büyük sebebi usulsüz ve gereksiz harcamalardır. Yöneticinin bu harcamalarını yaparken site sakinlerine bilgi vermemesi yeterience piyasa araştırması yapmaması veya kendi menfaatleri doğrultusunda hareket etmeleridir. Burda en büyük sorumluluk denetçilerindir. Tüm site sakinlerin haklarını korumak ile yükümlüdürler. Görev ve tanımlarını iyi bilmeleri gerekiyor. Zamanında yapılan incelemeler ve bunların site sakinleri ile paylaşılması usulsüzlükleri engellemiş olur. Sitelerin personel fatura vergi gibi giderleri dışında kalan tüm harcamaları aciliyet , önemi ve büyüklüğüne göre yönetim kurulu , temsilciler kurulu , veya kat malikleri kurulunca alınan kararlarla yapılması gerekiyor.
Usülsüz Harcamalar Nasıl Yapılır ?
1. Yönetim Planı veya Kat Mülkiyeti Kanununa göre yapılmayan genel kurullarda seçilen yöneticilerin yaptığı işletme projesi ve bu projeye göre tahsis edilmiş aidatların toplanarak giderlerin karşılanması örnek : Yönetim planında ocak ayında yapılması beklenen kat malikleri kurulu mayıs ayında yapılıyorsa bu kurul olağanüstüdür ancak olağan kurul gibi toplantı yapıp yönetici seçmek, tebligatların ve duyuruların zamanında ve kanunlara uygun yapılmaması yapılan toplantının usülsüz olduğunu iptalinin istenebileceğini bilmeniz gerekir.Yönetim Planındaki kurul tarihleri ve toplantı şeklinin nasıl olacağı belirtilmiştir. Eğer belirtilmemiş ise kat mülkiyeti kanununa bakılır (KMK Mat 28).
2. Yapılan harcamaların hangi kurullarca karar verilmesi yönetim kurulu , blok temsilcileri kurulu veya kat malikleri kurulu tarafından alınması gereken kararlar doğrultusunda harcamalar yapılması gerekiyor.Usule uygun olarak yapılan kururlar da seçilen yöneticiye verilen harcama yetkileri toplantı tutanaklarında yazılması gerekli örnek : Yapılan olağan kat malikleri kurulunca o yıl içerisinde siteye yapılacak harcama için ek aidat toplanması veya site bütçesinden harcanması yetkisi verilmemiş ise olağanüstü toplantı yapılması ve yapılacak harcama için alınan tekliflerin sunulması denetçilerin yaptıkları inceleme sonucundaki raporlara göre orada karar alınması lazım.Eğer yönetici ek aidat ve harcama yetkisi almış ise hizmetin alınacağı firmalardan teklifleri toplaması ve bunu tüm kat maliklerine bildirmesi denetçilerin incelemesi zorunludur.Hangi firmadan hizmet alınacağı konusunda yönetim kurulu veya blok temsilciler kurulu tarafından karar verilmesi gerekir.
3. Önceki maddelerdeki koşullar yerine getirilmeden yapılan harcamaların tümü usülsüz harcamadır. Yönetici yetkisi dışında bilgi vermeden yaptığı harcamalardan kendine menfaat sağlayabilir. Alınan hizmetin kalitesi tartışılır hal alır.
Usülsüz Harcamalar İlgili Örnekler
1. Yöneticilerin 60 daireli bir siteye müdür atayıp beş bin lira maaş vermek suretiyle buradan kendine pay almak.
2. Ve yine tek bir girişi çıkışı olan kameralar ve girişte kart , buton ve kumanda ile kapısı açılan siteye güvenlik personeli koymak daha doğrusu danışman diyelim. Çünkü birçok güvenlik firması emekli olmuş veya vasıfsız elemanları otür sitelere danışmanlık hizmeti altında yerleştiriyor. Site yöneticileri de bu hizmeti ya kendi bünyelerinde yada hizmet firmalarından alabilmek için gördüğüm kadarı ile çok çaba harcıyorlar. Çünkü oradan kendilerine menfaat sağlayabilirler. Güvenlik kimlik kartları ve sitenin özel güvenlik izin belgesi olmadığı için sadece kulübede oturup bekliyorlar ve bu personele sitenin bütçesinin önemli bir kısmı ödeniyor bu kişiler özel güvenlik hizmet kanununa (5188) tabi olmadıkları için hiçbir olaya da müdahale edemezler. Sadece görüntüden ibaretdirler çoğu zaman yerinde olmadıkları için görüntü bile olamıyorlar. Siteye gelen posta , kargo vb. paketleri alırlar onlar da birçak kişinin işine yarar veya birilerinin özel işlerine koştururlar bunlar da çoğu zaman yöneticilerin işleridir.
3. Malzeme tedariği de usülsüzlükler açısından çok önemli bir kalemdir. Temizlik malzemesi , sarf malzemeleri (elektrik tesisat malzemeleri) peyzaj giderleri burada da tedarikçi firmalar önemlidir. Yöneticiler gider makbuzu veya yüksek faturalarla kendilerine önemli bir pay çıkarabilirler bunları engellemek için de denetçilerin görev ve sorumlulukları öne çıkıyor site sakinlerinin menfaatlerini korumak için bu evrakları incelemeleri şart.
4. Huzur hakkı adı altında alınan yöneticinin huzurlu fakat site sakininin huzursuz olduğu bir ücret var. Bunun miktarı ve ne kadar gerekli olduğu sitenin büyüklüğüne göre değerlendirilir. Ama heryerde olduğu gibi sitede yöneticilere karşı bir muhalefet oluşmuş ise hemfikir oldukları tek konu huzur hakkı. Kolay kolay hiçkimse yönetici olduğumda huzur haklarını kaldırırım demiyor , tam tersi kendileri yönetici seçildiklerinde bu ücret azmış diye dile getiriyorlar.
Profesyonel Site Yöneticisi Zeynal Fırat