39 maddede site kurul toplantıları süreç yönetimi 3!
Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez, "site kurul toplantıları süreç yönetimi 3" konusunu Emlakkulisi.com okurları için kaleme aldı. İşte Nihat Dönmez'in yazısı...
SÜRECİN İDARİ BOYUTUNUN SAĞLIĞI İÇİN YAPILACAKLAR
25. Süreç mevzuatsal olarak muhatapların bilgilendirmesi, idari olarak yapılacakların listelenmesi, yer ve zamanında işin ortaya konmasından ibarettir. Yönetim planına göre, Site Yönetim ve Denetim Kurulları bazı sitelerimizde temsilciler kurulu, bazı sitelerimiz de ise kat malikleri kurulunca seçilmektedir. Bu prosedürde yönetimin kurulunun, temsilciler kurulunca seçildiği sitelerimiz baz alınmıştır.
İŞ İŞLEYİŞİNİN PLANLANMASI
26.Bir pozisyon, ne kadar tecrübeli olursa olsun doğru iş için mutlaka kendini resetleyebilmelidir. Söz konusu “seçim;-nedir, niçin, nasıl yapılır, muhatapları nedir, mevzuatı nasıldır, sıkça yapılan hatalar nelerdir ?- gibi sorular her zaman fonunda bulunmalı ve revizyonel özellikli bir çalışma yapılmalıdır. Tecrübeler, doğru yüzdeli tahminler için pozitif olabilir, ama mevzuat tecrübeden ziyade güncel bilgiler gerektirir.
27.Seçim süreci nasıl işleyecektir? Bu süreç belirlenmeli ki zaman sınırlamalı bir akış cetveli oluşturulabilsin ve bu cetvel üzerinden planlanan faaliyetler hayata zamanında geçirilebilsin.
28. Ne seçimi yapılacaktır? Yönetim planının ilgili maddelerinde belirtilen yönetimi (yönetim ve denetim kurulu) belirlemek için yetkili olan temsilciler kurulunu oluşturmak maksadı ile blok temsilcileri seçimi yapılacaktır.
29.Seçim ne zaman, nerede yapılacaktır? Seçimler, yönetim planında belirtilen tarihlerde ve mümkün mertebe parsel içindeki bir alanda yapılacaktır.
30.Çağrı kime, nasıl, ne zaman yapılacaktır? Seçimin sınıfına göre muhatap belirlenir. Blok temsilci seçimlerinde muhatap o bloktaki kat malikleridir. (Kat maliki; tapu senedi dolayısı ile tanımlı parselde adına kat mülkiyeti kurulmuş kişi.) Vekile çağrı yapılmaz, vekil asıl tarafından mevzuata göre yetkilendirilir ve pan tarafından vekâletinin kabulü ile vekâlet yetkisince asıl gibi davranır. Çağrı toplantı tarihinden en az on beş gün önce tebellüğ imkanı sağlayacak şekilde yapılır. Avrupa Konutları yönetim kültüründe, olağan toplantılar dahil, olağanüstü toplantı çağrı mevzuatına göre yapılır. Öncelikle seçime özel bir bülten hazırlanır ve çeşitli mecra ve şekilde kat maliklerine gönderilir. Bu bültende seçimler hakkında genel mevzuatsal bilginin yanında yönetim planına da atıf yapılarak süreç hakkında bilgi verilir. Bu bülten tebliğ kaygılı değil, bilgilendirme amaçlıdır. Seçim tarihinden yeterince önce yayınlanır. Temsilciler kurulunun toplantı tarihleri de bu bültende da anons edilerek bu toplantının da çağrısına destek verilir.
31.Blok duyuru panoları ve blok kapıları için duyurular hazırlanır. Duyurulardan pano ve blok kapılarına asılacakların içeriği aynı olsa da askı tarihleri, fon renkleri ve boyutları farklı olabilir. Bu çabada mevzuat değil bilgi maksatlıdır.
32.Bu duyurular blok bazlı toplantının gündemi olan seçimlerin ne zaman ne maksatla nerede yapılacağının yanında, ilk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa çoğunluk aranmayacak ikinci ve son toplantının tarih ve yerini aynı gündemle tekrarlanacağını belirten bilgileri de kapsar. Temsilciler kurulunun toplantı tarihleri de bu duyuru da anons edilerek bu toplantının da çağrısına destek verilir.
(DEVAM EDECEK)
Nihat Dönmez -Site Yönetimleri Danışmanı
39 maddede site kurul toplantıları süreç yönetimi 2!