4 maddede site yönetimlerinde yapısal süreçler tasarımı!
Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez 'site yönetimlerinde yapısal süreçler tasarımı' konusunu Emlakkulisi.com okurları için kaleme aldı. İşte Nihat Dönmez'in yazısı...
Süreçler Tasarımı
Site yönetimi adından da anlaşılabileceği gibi yönetimler bütünüdür. Burada yönetilecek olan süreçlerdir, site değil. Site hizmet bekler. Site sakinleri yönetilmek değil, hizmet almak isterler. Bu beklentiyi karşılayabilmek için yapısal ve hizmetler tasarlanmalı, belli standartlar ve analitik ölçüm imkanları oluşturulmalıdır.
Yapısal süreçler: Site yönetimi tüm ticari veya sosyal organizasyonlarda olduğu gibi belli bir yapısala sahiptir. Bu yapısalın dörtgeni hukuki, mali,idari,sosyal özellikli süreçlerden oluşur.
1. Hukuki süreçler: Site yönetimlerinde hukuka aykırı, yönetim planına muhalif hiçbir karar alınamaz, icra edilemez, uygulamada bulunamaz. Bu tip karar, icra ve uygulama hatalarına düşmemek için detaylı ve kanunlara muhalif olmayan bir yönetim planı hazırlanmalıdır. İleri sayfalarda bu konuda detaylı çalışmalar bulunmaktadır. Avukatlarla çalışmanın site yönetimi kültüründe yeri yoktur. Aidat veya demirbaş avans tahakkukuna rağmen zamanında tahsil edilemeyenlere uygulanacak gecikme tazminatı icar takibidir ve ilamsız olarak bir avukatlık bürosu üzerinden yapılabilir. Ancak, yönetimin sakin veya maliklere karşı bir avukat istihdam etmesi, en baştan sakin, malik, yönetici, denetici arasında gideri yine aidatlardan karşılanacak bir uyuşmazlık sürecini önceden kabul etmektir. Bu tip kabuller siteleri sosyal bir birliktelik olarak değil de ticari veya dernek benzeri organizasyonlar, kurumlar olarak kabul etmesinden dolayıdır.
2. Mali süreçler: Site yönetimlerinin resmi veya hukuki, kanuni bir mali sorumluluğu bulunmamaktadır. Sitelerde mali özellikli tek konu aidat ve avansların toplanması ve buna esas kararlar ile oluşturulan işletme projesine uygun tahakkuk ve tahsilat ile gelir giderlerin listelenip, belgelerinin muhafaza edilerek ilk genel kurulda denetici üzerinden, denetici yoksa da direkt olarak malikler değerlendirmesine sunulmasından ibarettir. Bunların yanında, çalışanların iş mevzuatına uygun olarak işe alınması, ayrılmasının takibi ile gecikme tazminatına rağmen ödenmeyen aidatların icra sonrasında tahsili ile oluşan işletme dışı gelirlerin beyanı da mali konular içinde sayılabilir.
3. İdari süreçler: Site hizmetlerinin üç girdisi, enerji-emek-malzemeden oluşur. Bu girdiler ile saha hizmetleri oluşturularak, site sakinleri beklentisi ve yönetim işleri yapılır. Güvenlik, temizlik, teknik ve peyzaj bakımı ile aidat takibi gibi işer idari bir yapılanmayı gerektirir. Bu hizmetler azami kalitede ve asgari maliyetle yapılmalıdır. Bu optimizasyon da ancak idari süreçlerin doğru ve ölçülebilir olarak tasarlanması ile mümkündür. İlerideki bölümlerde çalışma kılavuzları içeriğinde tek tek bu hizmetlerin detayı mevcuttur.
4. Sosyal süreçler: Siteler ticari kaygılı şirket veya ikna kaygılı dernek, misyonunu tamamlayınca sona eren kooperatiflerden farklı olarak, ortak alanlı ikametten dolayı oluşmuş adına kat malikleri birliği dediğimiz hukuki sosyal oluşumlardır. Bu oluşum ancak komşulukla birliktelik kazanır. Bu birlikteliği sağlamak için malik-sakinleri bir araya getirecek, onların hayatlarını kolaylaştıracak, renklendirecek aktiviteler tasarlanmalı ve hayata geçirilmelidir Bu aktivitelerin sitelerde toleransı artırdığı ve komşuluk ilişkilerini geliştirdiği gözlemlenmiştir.
Nihat Dönmez / Site Yönetimleri Danışmanı