6 maddede site yönetimlerinde zorunlu kayıtlar!
Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez, "site yönetimlerinde zorunlu kayıtlar/defterler" konusunu Emlakkulisi.com okurları için kaleme aldı. İşte Nihat Dönmez'in yazısı...
1. Site Yönetiminde Kanunen Tutulması Mecbur Olan Kayıtlar Nelerdir? (KMK madde 36)
Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.
Bunların dışında defter veya başka bir adı altında başkaca hiçbir belge tutulması zorunluluğu yoktur. Site yönetimin tüzel kişiliği olmadığı, çeşitli ve bazı diğer benzer olduğuna inanılan sosyal veya iktisadi organizasyonların mevzuatını sitelere yamamak, sitelerde ancak kaosa sebebiyet verecektir.
2. Yönetim Karar Defteri Nedir? (KMK madde 32)
Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar. Bir husus hakkında ilerde çıkan anlaşmazlıklar, karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kaide olarak ona göre çözülür. Bu deftere Kat Malikleri Kurulu Karar Defteri denir.
Yönetim Kurulu Defteri de, site yönetimlerine kooperatif, dernek belki de şirket mevzuatından gelmiştir. Yönetim kurulları karar değil icra mercidir ve karar defteri olmaz. Ancak yönetim kurulları bu şekilde davranmadıklarından, kendilerini karar müessesesi olarak gördüğünden ileri de kendilerini hukuki olarak zorda bırakacak kararlar almakta ısrarcı olabilirler. Yönetim kurulları karar almazlar, alamazlar; bu kurullar ancak alınmış bir kararın süreç veya tarzında tercihlerde bulunabilirler.
Sitelerde başkaca hiçbir defter tutma mecburiyeti yoktur. Yönetim planlarında her blok yapıya defter tutma mecburiyeti konmuş olması bağlayıcılık ve kaos getireceğinden kanun koyucunun site yönetimlerine tanıdığı kolaylık ve sadelik imkanından faydalanılması tavsiye olunur.
3. Denetim Karar Defteri Nedir? (KMK madde 41)
Site yönetimlerindeki tek karar defteri KMK madde 32’de hükmolunan defterdir. KMK madde 41’de bahsedilen defter de bu defterdir. Deneticilerin raporlarını ve alabilecekleri tek karar olan (olağanüstü) toplantı çağrısı kararını yöneticiye- yönetim kuruluna bu deftere yazarak tebliğ anmalı olarak bu deftere bu kararı düşerler.
4. Sitelerde Demirbaş Defteri Zorunlu Mudur? (KMK madde 32)
Site yönetimlerinde tek tutulacak defter, KMK madde 32 ‘de belirtilen defterdir. Bunun dışında defter tutmak, site yönetimlerini kaosa sürükler, emek-malzeme ve enerji giderleri oluşturduğu gibi, kanun koyucunun sağladığı geniş manevra alanı da kısıtlar. Bugün bir çok sitede huzurun kalmaması, komşuluğun mahkeme koridorlarına gömülmesinin sebebi, bazı meslek erbabının diğer organizasyonların mevzuatını site yönetimine yamamaya kalkışmasındandır.
5. Sitelerde İşletme Defteri Zorunlu Mudur? (KMK madde 32)
Site yönetimlerinde tek tutulacak defterdir, KMK madde 32 ‘de belirtilen defterdir. Sitelerde başkaca içerik veya ad altında defter tutulması zorunluluğu yoktur. Yukarıda sayılan gerekçelerle tutulan bu ve benzer defterler sitelerin tüzel kişiliksizliğini ortadan kaldırabilir ve hukuki açıdan tutanları engin yaptırımlara sürükleyebilir. Siteler işletme değildir. Sitelerin bilançosu olmaz. Sitelerin ekonomik anlamda, ticari kaygısı da geliri de yoktur, kârlılık anlamında gider kontrolü de yoktur, sitelerde esas olan tasarruf ve mevzuat kaygılı yönetim becerisidir. Sitelerde ticari değil mevzuat kaygısı vardır.
6. Sitelerde Zorunlu Olmayan Kayıtların Tutulmasının Mahsurları Var Mıdır? (KMK madde 32)
Sık karşılaşılan bir soru da, Vergi Usul Kanunu madde 182 ve 193’de mali konularda resmi zorunluluk olarak defter tutması gereken kurum ve kuruluşlar arasında site yönetimleri olmamasına rağmen, bu resmi defter ve kayıtların sitelerde de tutulmasının mahsuru olup olmadığıdır.
Kanun koyucu sitelere resmiyetten uzak birçok kolaylık sağlamışken, bazı meslek mensuplarının sitelerde buna rağmen, resmi kayıtlar tutturmaya, bunun için noterden tasdikler yaptırmasına bir anlam vermek mümkün değildir.
Bunların varlığının hiçbir kanuni veya hukuki değeri yoktur. Bazı meslek mensupları, sitelerin tüzel kişiliksizliğini kabullenememekte veya algılayamadıklarından kendi şablonlarına sokmaya çalışarak, site yönetimlerin basit ve ana maksatlarının dışında birçok yükle uğraşmalarına sebep olmaktadır.
Kesinlikle, site yönetimlerinin Kat Malikleri Kurulu Defterinin dışında bir kayıt tutma zorunlulukları yoktur ve bunun dışında tutulacak kayıtlar hukuki bir değerde olmadığı gibi büyük masraflara ve personel istihdamına yol açmakta ve siteleri asıl işlerinden uzaklaştırmaktadır ve olası davalarda da hem kürsü hem de üst mahkemelerde davaların uzamasına sebep olacak kayıt kirliliği ve bilirkişilik raporlarına ve süreçlerine sebebiyet vermektedir.
Bu gereksiz kayıtları tutturmak isteyen kişilerin tek cümlesi “..., tutulmasına engel bir konu var mı?” şeklindedir. Bu tip cümlelere karşı cümle kurmak mümkün değildir, çünkü site yönetiminden ve mevzuatından uzak, bilgisiz kişilerin cümlesidir ve kara taşıtına kanat takmaktan, bisiklete motorlu taşıt muamelesi yapıp ruhsat çıkartmak için polise başvurmaktan farklı değildir. Bisikletler araç muayenesine tabi değillerdir, onlara ruhsat çıkartmanın mahsuru yoksa, site yönetimlerinde de her türlü mali belge düzenlenmesinde bir mahsur yoktur.
Nihat Dönmez , Site Yönetimleri Danışmanı
