9 maddede site yönetimlerinde personel ve hizmetler!
Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez, "site yönetimlerinde personel ve hizmetler" konusunu Emlakkulisi.com okurları için kaleme aldı. İşte Nihat Dönmez'in yazısı...
1. Personelsiz Site Yönetimi Nasıl Olur?
Site yönetimlerinin kanun koyucunun sağladığı kolaylıklardan faydalanması gerekir. Kanun koyucu site yönetimlerine tüzel kişilik vermemiştir. Bu statü çok da değerlidir, en basiti ile site yönetimlerinin cezai (ehliyeti) sorumluluğu yoktur, bunun yanında dava açma hukuki (ehliyeti) kişiliği vardır. Site yönetimleri yanlış yönlendirmeler ile özel hukukundan çıkıp da (kara canlısı iken) genel hükümlere tabi edilirse (deniz ortamı) hiçbir zaman tanımlanmaz (ölmez ama hep yaşam mücadelesi verir).
2. Sitelerde Hangi Hizmetler Söz Konusudur?
Sitelerin Kat Mülkiyet Kanunun emredici hükümlerinde yer alan bakımlı olma ve korunma zorunluluğundan doğan ihtiyaçlarının yanında, konum ve sosyal yapısına endeksli olarak malik-sakin beklentileri ve bazı ilave-lüks taleplerinden dolayı hizmetler (temizlik, teknik servis, peyzaj bakım, özel güvenlik, vb) gereksinimi olabilir:
Mevzuatının dışına çıkan sitelerde ise avukatlık, mali müşavirlik gibi hizmetler de oluşabilir.
3. Site Müdürü Niçin, Nasıl, Kim Tarafından İşe Alınır?
Site müdürü, özellikle büyük sitelerdeki saha hizmetlerinin çokluk ve çeşitliğinden dolayı, iş gören vasıflı, personel-malzeme-eğitim-prosedür dörtgenli hizmetleri, yönetim otoritesi adına organize eden bir pozisyondur. Mevzuatının dışına çıkan sitelerde, kurulların etkisizliği, yönetimlerin danışmansız çalışması durumunda site müdürü tüm bu boşlukları doldurmaya kalkışır ve site kaosa sürüklenir. Sitelerde yönetim kurulları karar mercisi olmadığı halde karar alırsa, site müdürü de icra makamı olmadığı halde icrada bulunur ve böylece kat maliklerinin başı dertten kurtulmaz.
Site müdürü uygulama merciidir, saha hizmet yöneticisidir. Son zamanlarda kat malikleri veya temsilciler kurullarının kat mülkiyet kanunu madde 34 hükmü çerçevesinde atadığı Danışman Yönetici ise Site Yönetmenidir.
4. Site Müdürü Bulundurmak Mecburi Midir?
Sitelerde bulundurulması gereken (8 ve daha fazla bağımsız bölümü olan anagayrimenkullerde) tek özel kişilik yöneticidir. Site müdürü iş görendir ve iş varsa işveren her zaman bir işgöreni istihdam edebilir. Yöneticide atama, site müdüründe istihdam söz konusudur. Yönetici kat mülkiyet kanununa, site müdürü İş Kanununa tabidir.
5. Temizlik Hizmetleri Nasıl Yönetilir?
Site yönetimlerinde temel prensip imalattan uzak durmak, imalatın bakımını yapmaktır. Temizlik de bir bakımdır. Sitenin büyüklüğüne göre çöplerin toplanmasından, dikey ve yatay sahanın temizlinden hijyenine kadar detayda bir temizlik hizmeti söz konusu olabilir. Bu hizmet kapıcı, kadrolu personel veya dışarıdan temin şeklinde alınabilir. Tüm hizmetlerde olduğu gibi, bu hizmet de amaç değil araçtır; asıl olan temizi değil bakımlı bir site yaşam alanı oluşturmaktır.
6. Güvenlik Hizmetleri Nasıl Yönetilir?
İkamet, temel insanlık ihtiyacıdır ve yalnızca güvenli alanlarda yapılır. Güvenlikte esas olan emniyettir. Emniyet güvenlikle ilgili aktif ve pasif çabalar bütünüdür. Güvenlik, bir bölgede personel-malzeme-eğitim-prosedür dörtgeninde organizasyonu oluşturup emniyet maksatlı operasyon icra etmektir.
Siteler güvenliği, örfi veya resmi olarak yapabilirler. Her varlık doğal olarak kendi güvenliğini alır, emniyetini sağlar. Bir apartmanın demir kapısı da bahçe çiti de, kapı zili de birer güvenlik uygulamasıdır. Siteler buna benzer tedbirlerle yetinebilir, site girişinde bir müracaat/danışma ofisi-kulübesi bulundurabilir, burada sadece iş kanunu çerçevesinde kapıcıyı veya bir başka hizmetliyi bulundurabilir veya 5188 sayılı kanun çerçevesinde kendi bünyesinde veya ticari bir firmadan veya karma olarak personel veya hizmet alabilir.
7. Teknik Bakım Nasıl Yapılır?
Siteler, imalatı tamamlanıp oturuma açılmış ikamet alanlarıdır. Sitelerde, kat malikler kurulunun nitelikli çoğunluk kararı dışında imalat yapılmaz, yapılan imalatın bakımı yapılır. Sitenin büyüklüğü ve ekipman çeşitlilik ve sayısına göre departmantal veya operasyonel bir yapı üzerinden teknik bakım hizmeti oluşturulabilir, bu hizmet dışarıdan da alınabilir.
8. Peyzaj Bakımı Nasıl Yapılır?
Belli bir süre, kat irtifakında vaziyet planı gibi projenin bir parçası olan peyzaj projelerinin zorunluluğu kaldırılmıştır. Peyzaj uygulamalarına ek ve ilaveler malikler kurulunun karaları ile icraya konu iken, mevcut peyzaj yapısının bakımı yönetim kurulunun talimatsız görevleri arasında olarak yürütülür.
9. Sitelerde Muhasebe İşlemleri Nasıl Yapılır?
Konut siteleri Vergi Usul Kanunu veya Türkiye Muhasebe Standartlarına tabi değildir, bu özeliklerinden dolayı da muhasebe veya mali mevzuat vb. gerekçelerle veya resmi sorumluluk kapsamında herhangi bir muhasebe iş ve işlemi yapmaya mecbur değildir. Sitelerde muhasebe konusunda zorunluluk, giderlerin kat malikleri kurulu defterine işlenmiş olması ve bu giderlere esas belgelerinde bir dosyada muhafazasından ibarettir.
Bunun dışındaki ticari yaklaşımlı kayıt-defter-belge oluşturmak, sitelerin basit iş ve işlemlerini artırır ve olası anlaşmazlıklarda dahil olmadığı mevzuatlara göre denetimlere yönlendirilmesine ve belli bir süre sonra da tüzel kişiliksizlikten dolayı bu süreçlerin boşa yürütülmesinin anlaşılması ile vakit-nakit ve komşuluk ilişkileri ile emlak değeri düşüşüne sebebiyet verir.
Nihat Dönmez , Site Yönetimleri Danışmanı