Otel yatırımında dikkat edilmesi gereken hususlar!

Yurtiçi ve yurtdışında birçok otelin yatırım aşaması ve açılış sürecini yöneten BW Plus The President Hotel Genel Müdür Yardımcısı Murat Arslan, otel yatırımında dikkat edilmesi gereken hususları kaleme aldı.

Otel yatırımcılarına tavsiyede bulunan Murat Arslan, “Fizibilite çalışması başta olmak üzere yatırım bütçesinden satış ve pazarlama stratejisine, satın almadan eleman seçimine kadar tüm süreci doğru yönetmek gerekiyor. Büyük yatırım olarak ciddi bütçeler gerektiren otel yatırımlarında ancak doğru strateji ve planlama ile istenilen hedefe ulaşılabilir” dedi.  

Coğrafi, tarihi ve doğal dokusuyla ülkemiz turizminin geleceğinin parlak olduğunu ve tesis sayısının da her geçen gün arttığını kaydeden Murat Arslan, ciddi bütçeler gerektiren yatırımın geri dönmesi için çalışmaların özenli ve dikkatli yapılması gerektiğini söyledi.

Murat Arslan, yurtiçi ve yurtdışı otel açılışlarında yaşadığı tecrübeyi 10 maddede özetledi. 

Otel Yatırımlarında ve Açılışlarında Karşılaşılan 10 Temel Hata şunlardır:

1)Fizibilite Raporu  

Ciddi bütçelerin harcandığı bu yatırımlarda, yatırımcıların karar aşamasında yapılacak araştırmalarla bilinmezlerin ortadan kaldırılması, birçok güncel verinin toplanması gerekmektedir. Yatırımın lokasyonu, bölgeye ilişkin pazar araştırmaları, bölgede yapılması planlanan otelin kapasitesi ve işletme koşulları, yerli veya yabancı bir ortaklıkla veya işletim hakkı verilecek ise buna ilişkin detaylar, bölgeye ait fiyat araştırmaları, yatırımın finansmanının nasıl sağlanacağı gibi konuların daha projeye başlamadan önce netleştirilmesi gerekmektedir.

2)Başkalarından Alınan Yanlış Destek ve Bilgilendirmeler

Daha önce herhangi bir iş dalında başarılı olmuş işletme sahiplerinin, otelcilik alanında da başarılı olacaklarını tahmin ederek bilinçsizce bu işe girişmeleri ve bu konuda yanlış bilgi ve destek almaları en çok yaşanılan diğer bir sorundur.

Ülkemizde yeni yapılacak turizm yatırımlarının danışmanlığını yapan, yatırımcılar için doğru yolu gösterebilecek tecrübeli kişiler ve danışmalık şirketleri mevcuttur. Bu tecrübeli kişilerin ve danışmanlık şirketlerinin artması, ülkemizdeki turizm yatırımlarının doğru yapılandırılması konusunda çok önemlidir.

3)Ayrıntılı, Kapsamlı ve Gerçekçi Bir Açılış Öncesi Bütçesinin Olmaması

Açılış öncesi, tahmini yapılması gereken harcamaların bütçelerinin önceden hesaba katılmaması, reklam ve promosyonlar için yeterli kaynak ayrılmaması,  önceden işe alınacak personelin pozisyonlarının, giderlerinin ve zamanlamanın belirlenmemiş olması en sık karşılaşılan sorunlardandır. Açılış öncesi hiç hesaba katılmayan yasal sorumlulukların getirdiği ekstra gider kalemleri, seyahat harcamaları, ofis giderleri, eğitim harcamaları ve diğer giderler için mutlaka yeterli kaynak ayrılmalıdır. Bu kaynakların kullanımının genel müdürün kontrolünde ve düzgün bir şekilde yönetiliyor olması önemlidir.

4)Projelerde Yapılan Yanlışlıklar

Otel mimarisi ve projelendirmesi ayrı bir uzmanlık gerektirmektedir. Otel operasyonlarının nasıl işlediği konusunda bilgi ve tecrübe sahibi olmayan bir ekip tarafından çizilen projelerde, sonradan yapmaya çalışacağınız değişiklikler veya operasyon sırasında uğrayacağınız kayıplar pekte hafife alınacak rakamlar değildir. Yapılan yanlış projelendirme yüzünden, siz projeyi düzeltmek adına tekrar yıkıp yapmak zorunda kalabilirsiniz (eğer değişiklik yapma şansınız var ise), ya da daha fazla eleman istihdam etmek durumunda kalabilir veya daha fazla zaman ve enerji harcamak zorunda olabilirsiniz. Projelendirme aşamasında, daha önce otel projelerinde çalışmış ve mümkünse otel operasyon tecrübesi olan bir ekiple yola çıkmakta büyük fayda vardır.

5)Otel Projelerinde Ofisler, Personel ve Servis Alanları, Depoların Yanlış ve Yetersiz Planlanması

Ofisler ve personel kullanımı için ayrılmış olan alanlar, servis alanları ve depolar için ayrılan yerlerin çoğu zaman gereksiz ve boşu boşuna ayrılmış alanlar oldukları düşünülerek dar ve küçük tutulmaları ve yanlış yerlerde planlanmış olmaları, operasyon sırasında yaşanılan büyük sorunlardan birisidir. Depoların yetersiz ve yanlış yerlerde projelendirilmesi yüzünden harcanılan ekstra emek ve enerji, küçük olmasından dolayı stok kontrollerinin ve maliyetlerinin hesaplanmasında yaşanılan sıkıntılar, dar koridor ve depolardan dolayı meydana gelen kırım ve zayiatlar yatırımcı için önceden net bilinen bir durum değildir. Ofis ve çalışma koşullarının yetersizliği,  personel alanlarının küçüklüğü ve bu konulara pek fazla önem verilmemesinden dolayı uğranılan kayıplar hiç hesaba katılmaz.

6)Satış ve Pazarlama Stratejisi

Çevrenize güvenerek, oteli açar açmaz dolduracağınızı sanıyorsanız yanılıyorsunuz demektir.  Siz ne kadar o çevrenizin sizin otelinizi dolduracağına inanıyorsanız, onlarda sizin otelinizde misafir edileceklerini ve ücretsiz ağırlanacaklarını hesaplarlar. Bir süre sonra da, boş odalar ve yiyecek içecek bölümleriyle baş başa kalırsınız. Satış ve pazarlama stratejilerinizi, bağlantılarınızı, anlaşmalarınızı, dönemsel fiyat aralığınızı ve reklamlarınızı önceden yapmaya başlamalısınız.

7)Satın Alma Süreci

Karşılaşılan en büyük sorunlardan birisi de, satın alma aşamasında yapılan yanlışlıklardır. Satın alma aşamasında, çoğu zaman mal sahibi tarafından, otel genel müdürü veya bölüm müdürlerinin bilgi ve tecrübesine başvurulmadan, daha ucuz olduğu için yapılan yanlış tercihler, işin detay bilgilerine sahip olmadığı için size satın aldırılan fazladan operasyonel ekipmanlar ve kurulumlar yapılan başka bir yanlışlıktır. Daha önceden standartları belirlenmiş ve piyasada bilinilirliği olan ürünlerin tercih edilmesi ve bu satın alma sürecinde tecrübeli kişilerin bilgisine başvurulması gereklidir.

8)Üst Yönetimin İşe Alım Süreci

Yeni bir otel açmak ile daha önceden açılmış olan bir otelin operasyonunda görev almak arasında büyük farklar vardır. Dünyaca ünlü zincir otel markalarının, sadece otel açılışlarını gerçekleştirmek için görevlendirdikleri ekipleri vardır. Bu kişiler, konusunda uzmanlaşmış ve olası hataların önceden tespiti konusunda bilgi ve tecrübe sahibi kişilerdir. Bir mimar – mühendis kadar projeye hakim kişilerdir.  Eğer, böyle bir ekip ile çalışma şansınız yoksa, kendi ekibinizi önceden siz kurmak durumundasınız.

Öncelikle, genel müdür ve departman müdürlerinin işe alım süreçlerinde yapılan yanlışlıklar karşılaşılan büyük sıkıntılardan birisidir. Bu kişilerin yüksek maliyetli kişiler oldukları ve önceden işe alımlarının kendileri için zarar olduğunu düşünen yatırımcılar, daha sonra bu tecrübelerden faydalanmadıkları için daha büyük zarara uğradıklarını, iş işten geçtikten sonra anlayacaklardır. Proje aşamasında, gerekli düzeltmelerin yapılması imkanı varken, kaçırılan fırsatlardan tutunda, satın alma sürecinden pazarlamaya kadar geç kalınması nedeniyle uğranılabilecek zararlar mevcuttur.

Bir otelin genel müdürünün en az 12 ay öncesinden, teknik müdürün daha inşaat aşamasında ve en az 10 - 12 ay öncesinden, satış ve pazarlama müdürü ve muhasebe müdürünün 8-10 ay öncesinden, diğer departman müdürlerinin bölümlerine göre en az 3 - 6 ay öncesinden işe alım süreçlerinin tamamlanmış olması gerekir.  Bu kişiler, otelin düzenli işleyişinde gerekli olan alt yapıyı kurmak, otel açılana kadar yapılması gereken her türlü ön çalışmayı, planlamayı yapmak durumundadır. Diğer elemanların da pozisyonlarına göre 2-3 ay öncesinden işe alım süreçlerinin gerçekleştirilmesi ve gerekli eğitimlerin, hazırlıkların tamamlanmış olması gerekir.

9)Eleman Seçimi

Bu süreçte, konusunda uzmanlaşmış insan kaynakları müdürlerine çok iş düşmektedir. Önceden belirlenmiş iş tanımlarına uygun, daha önce benzer pozisyonlarda tecrübe sahibi, işin ehli kişilerin bulunup işe alım süreçlerinin tamamlanması gerekmektedir. Bazı pozisyonlar için iş tecrübesi aranmıyor ise, bu konuda yetiştirilebilecek uygun elemanların seçilmesi çok önemlidir. Sırf arkadaş, tanıdık veya birilerinin akrabası olduğu için işe alınan tecrübesiz personelden dolayı yaşanılan iş ve para kaybı oldukça fazladır. Ekip içerisinde dengelerin kurulamadığı ve standartların tam olarak belirlenemediği bir ortamdan, ilk önce en tecrübeli ve gereksinim duyduğunuz kişileri kaybetmeye başlarsınız. Çünkü bu kişiler, sistemli bir şekilde çalışmaya alışmıştır ve düzensiz bir ortamda çalışamazlar. Kaybedilen bu iyi elemanların yerine de, bir daha aynı düzeyde iyi elemanlar bulunamaz. Otel açılışlarındaki kadroların bir süre sonra değişikliğe uğraması, uyum sağlayamayan veya daha iyi imkanlar için iş değişikliği yapan kişilere rastlamak mümkündür.

10)Eğitim

Eğitim için yapılan harcamaların ve zamanın çoğu zaman boşuna gittiği düşünülür. Halbuki, bir otel işletmesinde yapılan en iyi yatırım, elemanlarına yapılan yatırımdır. Ne yazık ki, çok az işletmenin eğitim için yeterli miktarda bütçe ayırdığı ve elemanlarının eğitimlerine önem verdiği görülür. Bütün işletme sahipleri ve otel yöneticileri, personelin eğitiminin çok önemli olduğu konusunda fikir birliğine varsalar da, gerçekte bunun uygulanmadığı görülmektedir. Bir çok işletmede, otel içi oryantasyon eğitimleri bile uygulanmadan, iş başı verilir ve daha sonra da bu kişilerin bir şey bilmedikleri konusunda şikayet edilir. Otel açılmadan önce, elemanların tecrübeli kişiler tarafından eğitilmesi, eski bilgi ve tecrübelerinin tazelenmesi ve işletmenin kendi standartlarının oluşturulması ve uygulamaya konulması çok önemlidir.

Özetle, bütün bu süreçte, yaşanılan sıkıntıları daha fazla maddelerde ayrı ayrı incelemek mümkündür. Açılış öncesi görev dağılımı, yüklenici - inşaat firmaları ile mal sahibi ve otel yöneticileri arasındaki ilişkiler, iletişim, kontrol listeleri, koordinasyonun sağlanması, ekip ruhunun oluşturulması için yapılması gerekenler, otel sistemlerinin ve özellikle yangın ve güvenlikle ilgili sistemlerin kontrolleri ve uygulamalı eğitimleri gibi yüzlerce madde sıralamak mümkündür.