Site yönetiminde olağanüstü toplantı esasları nelerdir?

Site yönetimlerinde çokça hata yapılan bir önemli konu da yapılacak olağanüstü toplantılardır. Olağan toplantı tarihleri dışında çıkan önemli bir sebebin ortadan kaldırılması için kat mülkiyeti kanunu 29/2 gereğince yapılan toplantılar olağanüstü toplantılardır. Kat mülkiyeti kanunu 29/2 de yapılan açıklama olağanüstü toplantının özel detaylarını ortaya koymamaktadır. Mahkeme kararlarıyla ortaya çıkarılmış özel detayların toplantı planlanırken bilinmesinde yarar vardır.                                                                          

Site yönetimlerince planlanan olağan ve olağan üstü toplantılar arasında gerek usul gerekse şekil şartları açısından farklılıklar vardır. Bu nedenle sitlerde olağanüstü toplantı planlanırken bu toplantının özel usul ve şekil şartı taşıdığı asla unutulmamalıdır. Bu özel usul ve şekil şartının temel olguları toplantı için yapılacak çağrı konuları ve toplantının gündemi üzerinedir. Site yönetimi bu toplantıyı planlarken genel “toplantı hazırlama ve planlama yönetimi esasları” üzerinden hareket etmelidir.                                                                     

Toplantı hazırlama ve planlama yönetimine göre toplantı “insanların iletişimlerini sağladıkları ortak yöntemlerden biri olup bir gündem üzerinde görüşmek amacıyla ilgililerin katılmasıyla sağlanır” şeklinde tanımlanır. Toplantı fikrinin ortaya çıkması bir sorunun varlığını gösterir. Bu sorun veya konu gündemi oluşturur ve toplantılarda ilk olarak gündem belirlenir. Daha sonra katılımcılar belirlenir ve yapılan toplantı ile gündemde yazılan konular görüşülür. Görüldüğü gibi toplantı hazırlama ve planlama yönetiminde iki önemli nokta dikkat çekicidir. Bunlardan ilki gündemin belirlenmesinde toplantı sebep veya sebeplerinin açık ve net olarak ortaya konması ile katılımcıların toplantı öncesi iletişim kanallarının açık tutulmasıdır.                       

Site olağanüstü toplantılarında bu önemli iki konu üzerinde mahkemelerce içtihatlar belirlenmiş ve bu içtihatlara göre “site olağanüstü toplantı hakkındaki hüküm emredici nitelikte olduğundan çağrı ve gündemden oluşan usul şartlarından birinde usul ve şekil noksanlığı veya hiç olmaması hem yapılan toplantıyı hem de alınan kararları kural olarak geçersiz kılar” hükmü verilmiştir.                                                                   

Çağrı usulünde toplantının en az 15 gün önceden bütün kat maliklerine (toplu yapı yönetimi uygulayan sitelerde bütün temsilciler kurulu üyelerine) tebligat kanunu hükümlerine uygun şekilde imzalattırılacak bir çağrı kâğıdı veya taahhütlü bir mektubun gönderilmesi ve bu çağrı kâğıdında veya mektupta toplantı konusunun bildirilmesi şartı vardır.                                                                                                                                   Ayrıca verilen mahkeme kararları sonucunda “olağan üstü site toplantılarında gündem dışı konular konuşulmaz” hükmü de vardır. Bu nedenle olağan üstü toplantılarda gündemin belirlenmesi önemli sebeple sınırlıdır. Önemli sebebe göre eklenecek diğer gündem maddeleri ana konu ile aynı sebebi taşımalıdır. Önemli sebepler dışında gündeme ayrı bir konunun eklenmesi ancak kat maliklerinin 5/4 oy çoğunluğu (toplu yapı yönetimlerinde temsilciler kurulunun 5/4 oy çokluğu) ile yapılır. Görülmektedir ki olağanüstü toplantılarda toplantı çağrısında ve gündem belirlemede yapılacak hatalar küçükte olsa toplantıyı sakatlamaktadır. Site yöneticileri bunları göz ardı ederek kendi kısıtlı bilgilerine göre hazırladıkları ve mahkeme içtihatlarının belirlediği usul ve şekil şartlarına uymayan toplantı davet yazılarını içtihatlara uygun hale getirmelidir. Yukarıdaki içtihat kararları site yöneticilerine olağanüstü toplantı planlamalarında düstur olmalı ve istenilen şartlar noksansız yerine getirilmelidir. Çünkü kat mülkiyeti rejimi sadece kat mülkiyeti kanunu ile sınırlı değildir. Kanunu destekleyen diğer kanunlar, yönetmelikler, yönergeler ve mahkeme kararları planlama yapılırken bilinmeli ve asla göz ardı edilmemelidir. Olağanüstü toplantı planlarken konuyu bilmemek veya minör de olsa toplantıyı hatalı planlamak sonucunda alınan kararların mahkemeye götürülmesi halinde site yönetimi lehine bir durum ortaya çıkmayacaktır.