Site yönetimlerinin verimi nasıl ölçülür?

Site yönetimleri, gelir kaynaklarının çok büyük bölümü site sakinlerinin ödedikleri aidatlar olan, kar amacı olmayan, işletme projesinin genelde faaliyet giderleri bütçesi statüsünde hazırlandığı, yılsonunda borçsuz denk bütçe hedefiyle hareket eden, ürün değil hizmet üreten yönetimlerdir.                                                                                                                                                      

Site yönetim kurulu sitenin icra organıdır. Bu kurulların ana hedefi, yapacakları icraatları ile tüm site sakinlerini memnun edecek hizmetleri üreterek toplanan aidatların karşılığını vermek, sitenin imajını korumak, emlak değerinin yükseltmek, yapabiliyorlarsa siteye marka değeri yaratmak için gayret göstermek ve bu gayreti sürdürmek olmalıdır.                                                                                                                                                          

Genelde tüm kurumlarda olduğu gibi site yönetimlerinde de işler genelde yanlış teşhis ve aspirin tedavisi ile başlar. Sitelerin genel kurul toplantılarında amacın ne teşhis ne de tedavi değil sitenin hasta olmaması için önlem almak akla gelmez. Bu ne demektir kısaca açacak olursak klasik site yönetimlerinde yönetici veya yönetim kurulu seçimleri genelde site sakinleri arasından seçilen gönüllü kişilerden yapılır. Kat Mülkiyeti mevzuatı başlı başına değil diğer kanunlarla desteklenen detaylı bir mevzuattır. Seçilen yönetim kurulu görevine başlarken sitede mevzuatın tüm gereklerini kapsayan yazılı bir site yönetim sisteminin var olup olmadığına bakmadan hemen kendi bildikleri ile günü kurtarıcı işleri yapmakla göreve başlar. Bu durum yöneticiler için yanlış teşhis, sitenin geleceği için aspirin tedavisidir. Çünkü öncelikle yapılması gereken iş tüm siteyi kapsayan, mevzuata uygun yazılı bir yönetim sisteminin varlığının olup olmadığının araştırılması var ise yeterliliği, yok ise yeni bir yazılı sistemin kurulması hazırlıklarının başlanması olmalıdır. Ancak genelde yapılan ise seçilen yönetim kurul üyelerinin çoğu yazılı mevzuatı önemsemediklerinden ve yönetim tekniklerini de yeteri kadar bilmediklerinden üretilen hizmetler kişilere bağlı olarak “bilinen ve becerilen kadar” standardında yerine getirilir. Bu “bilinen ve becerilen kadar” standardı site sakinlerinin istek, ihtiyaç ve beklentilerini karşılamanın çok altında bir standarttır. Hâlbuki site yönetimlerinin mevzuattan, site sakinlerinin istek, ihtiyaç ve beklentilerinden ve sitenin imajının korunması ve emlak değerinin artırılmasından kaynaklanan hizmetleri yerine getirmesi gibi geniş sorumlulukları vardır. Birçok sitenin Kat Malikleri Kurulu, toplu yapılarda Temsilciler Kurulu da bu konuları yeteri kadar bilmedikleri için konu önemsenmez ve site yönetimleri klasik tarzda topal ördek misali durağan olarak başlar ve yürütülür. Durağan mantığıyla yürütülen site yönetimlerinin hedeflerine ulaşması, ileriye gitmesi, site sakinlerini memnun etmesi ve başarılı olması asla mümkün değildir.                                                                                                                                                         

Büyük ve kalabalık sitelerin yıllık bütçelerine bakıldığında orta ölçekli bir işletmenin yıllık bütçesi kadar olduğu görülür. İşletmeler kar amacı güttüklerinden hedeflerini yakalamak için yönetim anlayışlarını durağan temelde değil dinamik temelde ve müşteri memnuniyeti esasında tesis ederler. Site yönetimleri ile orta ölçekli işletmeler(özellikle konaklama işletmeleri) arasında birçok yönetim ve işletim benzerlikleri vardır. Site sakinleri de para karşılığı hizmet satın alırlar dolayısıyla site sakinleri aslında site yönetiminin müşterisidir. Orta ölçekli işletmeler ile site yönetimi arasında tek fark site yönetiminin kar amacının olmamasıdır.                                       

 Site yönetim kurulunun hedeflerine ulaşmasının tek yolu durağanlıktan kurtularak orta ölçekli işletmeler gibi dinamik yönetim anlayışı ile mümkündür. Orta ölçekli işletmelerin dinamik yönetim uygulamaları tüm çalışanlarının performans ölçümü üzerinden yapılır. Şayet site yönetimi profesyonel şirketler tarafından değil de site içinden gönüllü kişilerin seçilmesiyle yapılacaksa site için performansa dayalı bir yönetim sisteminin kurulması ve işletilmesi siteyi durağan işleyen yönetim anlayıştan kurtaracak, hedeflerin gerçekleştirilmesini kolaylaştıracak ve yönetime dinamizm kazandıracaktır. Böylece siteye hangi yönetici veya yönetim kurulu gelirse gelsin kişilere bağımlı olmadan faaliyetlerini sürdürecek ve yönetim mevcut sistemini geliştirecek anlayışa kavuşmuş olacaktır.                             

Bunun için karar organlarınca öncelikle yapılması gereken işler şunlardır:      

1) Tüm çalışanların iş ve görev tanımları açık seçik yazılmalıdır.                                                                     2) Yönetim içi kurallar ve yönergeler belirlenmelidir(Yönetim Planı detaylı yazılmalıdır).                  

3) Tüm bölümlerin iş akışları belirlenmelidir.                                                                                                     4) Yönetimin kendine has temel ilkeleri(özellikle verimlilik konusu) ortaya konulmalıdır.                    

5) Tüm yönetim organlarının yetki ve sorumlulukları özenle tespit edilmelidir.                                             6) Yetki ve sorumluluklar o yetki ve sorumluluğu taşıyacak kişilere verilmelidir.*(önemlidir, seçimlerde bu konu dikkate alınmalıdır)                                                                                                                        

7) Son kararlar ortak görüşler değerlendirilerek alınmalıdır.                                                                                           

Bu nedenle bir sitede hedeflerin elde edilmesi için ilk yapılması gereken iş sitenin yazılı mevzuatının Kat Mülkiyeti Kanunu ve ona bağlı mevzuatı tam olarak ve tüm siteyi kapsayacak şekilde yazılması, uygulamaya sokulması ve sürdürülmesi olmalıdır. Bu işe mevzuat yönetimi denir ve bu yazılı mevzuat hazırlanırken sitenin yetkili organları siteleri kişilerin değil mevzuatların yönettiği prensibini asla akıldan çıkarmamalıdır. Yazılı bir mevzuatı olmayan site yönetimlerinin ne iş yapacakları, işi nasıl yapacakları, işi ne zaman yapacakları, işi ne ile yapacakları, neden yapacakları ve işin kim tarafından yapılacağı konuları belli olmadığı için tüm çalışanların performansı düşük ve hizmet üretmekte sürekli verimsiz ve sonuç olarak başarısız olacakları kaçınılmazdır. Yazılı mevzuatın sürdürülmesini sağlamak sitenin en üst yönetim organı olan Kat Malikleri Kurulunun, toplu yapılarda Temsilciler Kurulunun denetim ve kontrol etkinliği ile sağlanmalıdır. Bu organların etkin çalışmaması halinde durağanlık devam edecek site yönetimi sistem temelli değil kişi temelli olacaktır. .                                                                                                                                        

Günlük işlerin durağan mantıkla verimsiz yapıldığında ve sürdürüldüğünde site sakinleri arasında memnuniyetsizlikler artacaktır. Ve genelde sitelerde sessiz ve büyük bir memnuniyetsiz topluluk vardır. Bu durumu aşmak için özellikle büyük sitelerde statik değil dinamik yönetilmek kavramı büyük önem arz etmektedir. Bu zamana kadar yapılan tüm araştırmalara rağmen verim kavramı odaklı dinamik bir site yönetimine rastlanılmamıştır. Genelde site yönetimlerinin verim performansları klasik bir olarak yılsonlarında yapılan genel kurul toplantılarında faaliyet raporunun mali kısmının ibrası ile geçiştirilir. Bu bir formalitenin tamamlanması işlemidir ve bu işlemle durağan yönetimin devamı kabul edilmiş olur. Hâlbuki büyük sitelerin bir orta ölçekli işletme gibi verim ölçütleri üzerinden yönetilmelerinin Kat Malikleri Kurulunca, Toplu Yapı Yönetimlerinde Temsilciler Kurulunca kararlaştırılması ile yönetim anlayışında profesyonel bir değişim yaşanacak, site yönetimleri daha aktif olacak, hizmetler daha verimli ortaya çıkacak, hedeflere ulaşmak kolay olacak ve site sakinlerinin memnuniyeti artacaktır.                                                                                                                                                                       

Site yönetimlerini verim ölçütleri üzerinden organize etmek için bazı verim kavramlarının bilinmesinde fayda vardır. Öncelikle site yönetimi için verim kavramının tanımı ile işe başlanmalıdır. Verim; sitede yapılan iş veya işler sonunda ortaya çıkan hizmetlerin sağladığı etkinin/faydanın bu faydayı elde etmek için kullanılan insan, araç, gereç, para, bilgi, eğitim, emek, enerji gibi unsurların değerine oranıdır. Yani kısaca verim, çıktının girdiye oranıdır. Bu formülü daha da açacak olursak site yönetimlerinde girdi kaynakları, insan(çalışan-yönetici), para, malzeme, emek-enerji, bilgi-eğitim, makina – teçhizattır. Bu girdi kaynakları çalışanlarca iş işlevleri olarak, yani işi ortaya çıkarmak için takip edecekleri iş tanımları ve iş yapma prosedürleri ve zaman planlama cetveline göre hizmete dönüştürülmesidir. Site yönetimi seviyesinde de yönetim işlevi olarak dönüşüm süreci planlama, organizasyon, yürütme ve kontrol üzerinden yapılır. Kontrol faktörü burada çok önemli bir faktördür. Bu faaliyete iş yönetimi denir. Dönüşüm sürecinin hem çalışanlarca hem de site yönetimince ciddiyetle yapılması verimin artması açısından önemli bir faaliyettir. Burada unutulmaması gereken kural site yönetimi iş işlevlerini noksan yaparsa çıktı yani verim ve etkinlik çalışanların bildiği ve becerdiği kadar standardında ortaya çıkacaktır. Bu tür uygulamalar daima verimsizlik ve etkinsizlik sağlar. Sitede çıktıya dönüşen hizmetler temizlik hizmetleri, çöp toplama hizmetleri, rögar temizleme hizmeti, sulama hizmeti, bahçe bakım hizmeti, makine teçhizat bakım hizmeti, onarım hizmeti, havuz hizmeti, güvenlik hizmeti, yönlendirme hizmeti, otopark hizmeti, iletişim hizmetidir.                                                                                                                                                            

Bu açıklamalar üzerine site yönetimlerinin veriminin ölçme ve performans değerlendirilmesi ana başlıkları olarak şu konular ve ölçütler uygulanabilir;                                        

1- Mevzuat Yönetimi:                                                                                                                                         Yönetim Planı detaylı ve tüm siteyi kapsayacak şekilde yazılmış mı?                                                      -  Site Yönetim Kurulu üyeleri yönetim planına hâkim mi?                                                                        -  Sitede icraatı yapılan her hizmetin yazılı bir formatı yazılmış mı?                                                                    Format hükümleri tam uygulanıyor mu?                                                                                                           

2- Para Yönetimi:                                                                                                                                                 Bu başlık altında;                                                                                                                             

a) Aidat toplama, Bir sistem kurulmuş mu, sistem yeterli mi, uygulanıyor mu?             

b)Yapılan borçlar,                                                                                                                                               - Neden borçlanma yapılmış?                                                                                                                             c) Yapılan borçlarda yönetimin hatasından kaynaklanan faizler var ise,                                                            – Nedenleri?                                                                                                                                                       3- Personel ve İş Yönetimi:                                                                                                                                 - Personel yönetim sistemi var mı? İş tanımları, iş yapma prosedürleri yazılmış mı, çalışanlara eğitim ne sıklıkta veriliyor?                                                                                                                                                 Yine bu başlık altında:                                                                                                                                         a) Zaman bazlı verimlilik,                                                                                                                                   - Çalışanlar zamanı etkin kullanıyor mu?                                                                                                           b) İş bazlı verimlilik,                                                                                                                                           - Çalışanlar iş yapma prosedürlerini tam uyguluyor mu?                                                                                   c)  Ücret bazlı verimlilik.                                                                                                                                     – Çıktının ücrete oranına bakılmalıdır.                                                                                                        

d) Kontrol bazlı verimlilik.                                                                                                                               

– Kontroller ne sıklıkta yapılıyor?                                                                                                                         4- Hedef Yönetimi                                                                                                                                     

Bu başlık altında;                                                                                                                                                       a) Belirlenen özel hedefler,                                                                                                                                  - Belirlenen özel hedefler yoksa genel hedeflere ulaşma verimliliğine bakılır.                                           5- Halkla İlişkiler Yönetimi:                                                                                                                                  Site sakinlerinin verilen tüm hizmetlere beğenisi.(Anketle ölçülür, toplantıdan bir ay önce tüm site sakinlerine yapılır)                                                                                                                                               – Çok iyi, İyi, Orta, Zayıf,  Çok zayıf.     

6- Sitenin imajı korunuyor mu?                                                                                                                        - Korunması için ilgili mevzuat hükümleri uygulanıyor mu?                                                                       Kat Malikleri Kurulu, toplu yapılarda Temsilciler Kurulu seçimli veya seçimsiz olağan yıllık genel kurullarında site yönetim kurulunun belirlenen denetim şartlarına göre görevini sürdürüp sürdürmemesine karar verebilir. Denetimden olumlu puanları alamayan site yönetim kurulu için yeniden seçim yapılması şartını da kararlaştırabilir.     

*Site yönetim kurulları seçiminde Kat Malikleri Kurulunun, toplu yapılarda Temsilciler Kurulunun bu şarta uygun adayları seçmesi sitenin elde edeceği faydalar açısından önem arz eder. Bu şartta adayların olmaması halinde sitenin yönetiminin profesyonel bir şirkete verilmesi daha verimli ve karlı olacaktır.

Zeynel Kayınova

Ultima İnternational Eğitim ve Danışmanlık şirketinde Kalite ve Planlama Koordinatörü