Sitelerde toplantı yönetiminin önemli parametreleri!
Ultima İnternational Eğitim ve Danışmanlık şirketinde Kalite ve Planlama Koordinatörü Zeynel Kayınova, Emlakkulisi.com okurları için "sitelerde toplantı yönetiminin önemli parametreler" konusunu kaleme aldı. İşte, Zeynel Kayınova'nun yazısı...
Kat Mülkiyeti Kanunu 27, 28, 29, 30, 31 ve 32nci maddeleri Ana gayrimenkulün yönetimi konularında kanuni hükümlerini koymuştur. Bu hükümler ışığında ana gayrimenkulün yönetiminde en önemli parametre kararların alınması için yapılan toplantı yönetimidir. Ana gayrimenkulün yönetimi için yapılan toplantılarda kanunun ilgili maddelerinin kısa açıklamalarından ötürü bazı hukuki sorunlar ortaya çıkmaktadır. Bu yazı ile özellikle sitelerde yapılacak olağan veya olağanüstü toplantılarda karşımıza toplantının akışı ile ilgili çıkabilecek sorunları hukuki dayanaklarla gidermek ve toplantının hukuki akışını sağlamak amaçlanmıştır.
Toplantı konusunda bazı kavramların önceden bilinmesinde yarar vardır.
1-) Bunlardan ilki toplantının tanımıdır. Toplantının kısaca tanımını yapacak olursak birden çok kişinin bir sorun, bir olay veya bir olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmeleridir şeklinde tanımlanabilir.
2-) İkinci kavram toplantının çeşitleridir. Bunlar da,
a- Danışma ve öğrenme amaçlı toplantı,
b- Bilgi alışverişi ya da sorunları saptama amaçlı toplantı,
c- Karar alma ve sorun çözmek için yapılan toplantılardır.Site yönetimi toplantıları bu toplantılar içinde karar alma ve sorun çözmek için yapılan toplantılardır.
3) Kavramlardan üçüncüsü toplantının unsurlarıdır. Site yönetimi toplantılarının iki önemli unsuru vardır. Bunlardan birincisi toplantının gündemi, ikincisi de toplantıya katılacak kişilerdir.
4)Kavramlardan dördüncüsü toplantının adıdır. Site yönetimi toplantılarının genel adı “Kat Malikleri Kurulu toplantısıdır”. Toplu yapı yönetimi uygulayan sitelerde ise bu ad toplu yapı kat malikleri kurulunu temsilen “Toplu Yapı Temsilciler Kurulu toplantısı” olarak adlandırılır. Toplantının adı aynı zamanda toplantıya katılacak kişileri açıkça ortaya koyar. Çünkü ana gayrimenkulün yönetimi KMK 27nci maddesine göre “Kat Malikleri Kuruluna” verilmiştir. Kat Malikleri Kurulu tanımı ana gayrimenkuldeki/sitedeki bütün kat maliklerinden meydana gelmiş kuruldur. Bu kavram göstermektedir ki toplantının başat aktörü normal site yönetimi uygulayanlarda kat malikleri, toplu yapı yönetimlerinde ise Blok Kat Malikleri Kurullarınca seçilerek yetkilendirilmiş Temsilciler Kurulu Üyeleridir. Burada kanunun ortaya koyduğu önemli bir durum meydana gelmektedir. O da toplantıda karar alacak unsurlar, normal site yönetimlerinde toplantıya katılan “Kat Malikleri”, toplu yapı yönetimlerinde “Temsilciler Kurulu Üyeleridir”. Bu unsurların dışında hiçbir unsur toplantıda kararlara katılamazlar. Bu durumu biraz daha açacak olursak ana gayrimenkulde oturan kiracılar veya bağımsız bölümü kat maliki olmadan yasal bir hakla kullanan kişiler kendiliğinden toplantıya katılsa bile kararlara katılamazlar. Onlar kat malikleri kurulunca, toplu yapı yönetimlerinde temsilciler kurulunca alınan kararlara uymak zorundadırlar. Yasanın (KMK) amir hükmü bu yöndedir. Ancak her kat malikinin olduğu gibi kiracıların da alınan kararlara mahkeme nezdinde itiraz hakkı vardır. (KMK 33)
5) Site yönetimi toplantılarının beşinci önemli kavramı toplantının gündemi ve gündem üzerinde kimlerin konuşma yetkisinin bulunduğudur. Bu durumun açıklanması gerek olağan gerekse olağanüstü toplantıların hukuki akışı için önemlidir. Çünkü bu konularda mevzuat bilinmezliğine dayanan kanuna aykırı uygulamalar yapılmakta ve sonuçta toplantının hukuki akışı sakatlanmaktadır. Gündemin kısaca tanımını yapacak olursak, toplantıda görüşülecek konuların bütünüdür diye tanımlayabiliriz. Site yönetimlerinde gündemin belirlenmesinden ziyade gündem üzerinde konuşma yetkileri üzerinden sorunlar çıkmaktadır. Bu sorunun kısaca çözümü şöyle açıklanabilir. Site yönetimi toplantısına asaleten katılma ve karar alma yetkisine sahip kişiler (normal site yönetimlerinde toplantıya katılan kat malikleri, toplu yapı yönetimlerinde seçilerek temsilci sıfatını kazanmış kişiler) gündem üzerinde konuşma yapmak yetkisine sahiptir. Örneğin hukuken katılma ve karar alma yetkisine (vekaleten) sahip kişiler bile gündem üzerinde konuşamazlar. Burada anahtar kelime asaleten toplantıya katılan karar alma yetkisine sahip olan kişilerdir. Örneğin toplu yapı yönetimi toplantısında temsilciler kurulu üyesi olmayıp vekaleten toplantıya katılan bir kat maliki bile temsilciler kurulu üyesi olarak seçilmediği için gündem üzerinde konuşma yetkisi yoktur ancak alınacak kararlara katılabilir. Sitede oturan kiracıların gündem ile ilgili yetkileri gündemin dilek ve temenniler bölümünde söz sahibi olabilmeleridir.
6) Kavramların altıncısı toplantıda vekalet kullanmaktır. Vekalet konuları KMK 31nci maddesinde açıklanmıştır. Toplantının gerek ilk seferinde açılış yeter sayısı gerekse karar yeter sayısı elde etmek için vekalet kullandırmak önemlidir. Vekalet kullanırken burada açıklamak istediğimiz konu vekalet sahibinin toplantıda kullanacağı yetkilerin açıklanmasıdır. Site yönetimlerinde bu konular fazla bilinmediği için yetkisiz kişilerin gündemin ana konularına katılması durumu ortaya çıkarak toplantının hukuki akışı bozulmaktadır. Normal site yönetimlerinde kat malikleri vekalet taşıyabilir. Zaten kendisi asaleten toplantıya katıldığı için gündem üzerinde konuşabilir ve kararlara kendisi ile birlikte taşıdığı vekalet sayısı (KMK 31 son fıkra) ile katılır.
Vekalet kiracı sıfatı taşıyan bir kimsede ise o kişi gündemin sadece dilek ve temennilerinde söz alabilir ve tüm kararlara oyu ile katılabilir. Toplu yapı yönetimlerinde temsilciler kurulu üyeleri de KMK 31 son fıkrada belirtilen sayıda vekalet taşıyabilirler.