13 maddede site toplantılarında vekalet kullanımı!
Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez Emlakkulisi.com okurları için "site toplantılarında vekalet kullanımı" konusunu kaleme aldı. İşte Dönmez'in o yazısı...
1. Site yönetimi işlerinin karar bağlanması, kat malikler kurulunun iradesindedir. Bazı malikler çeşitli sebeple, kurula katılamayabilir ve iradelerini temsilcisi eliyle kararlara yansıtabilir. Bu konu KMK madde 31 son fıkrasında düzenlenmiştir.
2. İlgili kanun metni : “Kat maliklerinden biri, oyunu yetkili vekil eliyle kullanabilir. Bir kişi, oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez. Ancak, kırk ve daha az sayıdaki kat mülkiyetine tâbi taşınmazlarda bir kişi, en fazla iki kişiye vekâlet edebilir.”
3. Vekaletin çeşitleri: site yönetimlerindeki temsil ya müşterek mülkiyetten dolayı, ortak maliklerin birini temsilci olarak ataması, ya da malikin mülkiyeti ile bağımsız bir başka kişiye temsil yetkisi vermesi şeklinde olabilir.
4. Vekaletin şekli: Hukukumuzda, temsil belgesinin yazılı olma şartı bile yoktur. Ancak bu durum toplantıların açılışını ve sonrasında alınana kararları da uyuşmazlığa taşıdığından, mümkünse Yönetim Planında bu konu hukuki bağlayıcılıkta bir madde ile işlenir ya da site yönetim kültürü gereğince yazılı temsil belgesi geleneğine göre hareket edilir. Toplantı esnası uyuşmazlıklarda bu konu kurulun kararıyla sonuçlanırsa ve tutanağa geçirilirse hukuki bir belge elde edilmiş olur.
5. Vekaletin oranı: kanun koyucu bu oranı yukarıdaki kanun metninde açıkça ortaya koymuştur. Burada önemli olan şudur ki; %5 hesabı, olası 1/3 en fazla oy kullanma kısıtlaması ile toplam oylar belirlendiğinde, ortaya çıkan sayı üzerinden değil, toplam bağımsız bölüm sayısı üzerinden belirlenir.
6. Vekaletin kısıtlamaları: 1/3 kısıtlaması dolayısı ile oyları azalan bir malik, başkalarına vekalet vererek bu kısıtlamadan kurtulmaz. Birden çok bağımsız bölümü olan bir malik, hem kendisi hem de ayrıca katılmasını sağlamak maksadı ile başkasını yanında vekil olarak getiremez.
7. Vekaletin kapsamı: Temsil belgesi, özel bir kısıtlama veya not içermedikçe kanuna muhalif olmayan her konuda kurul oylamasına katılıma yetki verir. Tarih veya konu kısıtlaması bulunan temsil belgeleri, o konuda vekilin iradesini kısıtlar.
8. Vekaletin bağlayıcılığı: Vekil, temsil ettiği malik adına kullandığı her oy a konu karala maliki bağlar. Vekil malike, kurul sonrası toplantı tutanağı verebilmeli veya sözlü aktarımda bulunmalıdır.
9. Bir malikin, birden fazla kişiye vekalet vermesi: Bir malik, aynı bağımsız bölümü için birden fazla kişiye temsil belgesi ile yetki vermişse, vekiller de bu yetki de ısrarcı ise, aranmasına rağmen malike ulaşılamamışsa ve dahi tarihleri de aynı ise, konu toplantı açılışında toplantı başkanınca genel kurula oylatılarak kara verilir.
10. Bir vekilin oranın dışında vekaleti taşıması: Bir vekil, kanunda belirtilen oranın dışında temsil belgesi/oy sayısına sahip ise, feragatı kendisi yapar.
11. Vekalet yerine, temsil belgesi kavramını tercih etmemizin sebebi, “vekalet” kelimesinin malikler üzerindeki yüksek kaygı katsayısıdır.
12. Vekil, temsilini başkasına devredemez.
13. Tüm yukarıdakiler, kanun, üst mahkeme içtihatları, site yönetim disiplini ve tecrübelerden oluşan aktarımlardır. Doğru olan bu konuların çok netlikle ilgili sitenin yönetim planında yer almasıdır.
