Apartman yöneticisinin ilk icraatı ne olmalı?
Ultima İnternational Eğitim ve Danışmanlık şirketinde Kalite ve Planlama Koordinatörü Zeynel Kayınova, Emlakkulisi.com okurları için " Apartman yöneticisi veya site kurullarının ilk icraatlarını kaleme aldı. İşte Zeynel Kayınova'nın yazısı...
Apartman yöneticisi veya site yönetim kurulları anagayrimmenkulün bağımsız bölüm ve eklentileri dışında kalan tüm ortak yer ve tesislerin işletmesini kat malikleri kurulu adına (vekil gibi kmk 38) yapacaklardır. Her iki yönetim icraatlarına başlarken önce icraat/işletme/organize olma sonra yapılan işleri kontrol etme ve son olarak KMK 39ncu maddesine göre harcadığı kat maliklerine ait para ve yaptıkları işler ile ilgili hesap verme konularında bir yol haritası planlaması yapmalıdır. Yol haritasının mehazı 634 sayılı kat mülkiyeti kanunu ile bu kanuna uygun, maddeleri açıklamalı ve konuları detaylı yazılmış yönetim planını olmalıdır. (yönetim planında yukarıda belirtilen konular yoksa kat malikleri kurulu belirtilen konuların yapılmasını kapsayan ortak bir karar alırsa her iki yönetime işletme faaliyetleri için faydalı olacaktır.)
Planlamanın ilk işi ortak yer ve tesislerin işletmesinde yapılacak işlerin belirlenmesi ile bu işlere ait mali portrenin çıkarılacağı işletme projesinin yapılmasıdır(KMK 37). Böylece 1 yıllık periyotta anagayrimenkulde yapılacak işler ve bu işlerin karşılığı kat maliklerinin zorunlu ödeyeceği maddi yükümlülüklerin belirlenmesidir (KMK 20). İşletme projesi Kat Mülkiyeti Kanunu 37nci maddesinde detayları ile açıklanmıştır. İşletme projesi hazırlanırken yapılması gereken işlere ait ana başlıklar ile bu ana başlıkların alt harcama kalemlerinin belirlendiği detaylı, şeffaf bir format hazırlanmalıdır. Formatta günlük (toplamda aylık) sarf edilen mal ve hizmetlerin başlıklarının belirlenmesi ile demirbaş malzeme alımı ve kalıcı (örn. Binanın dış cephesinin boyanması gibi) giderlerin başlıklarının ve alt giderlerin başlıklarının belirlendiği bir format kat maliklerine ödemeler, yönetimlerin harcamalarını gösterecek şeffaflık açısından önemlidir.
İşletme projesinde yapılması gereken işlerin kim tarafından, nasıl ve ne ile yapılacağının belirlenmesi için organize olmak, çalışma kadrolarını belirlemek, bu kadroların iş tanımlarını yazmak ve bu tanımları çalışanlara öğretmek de önemlidir. Çünkü her apartman veya sitenin kendine has belirlenen işleri yapmada kendine özel bir dokusu/yapısı/ işleyişi vardır.
Apartman yöneticisi veya site yönetim kurulları icra/işletme organı oldukları için günlük mesailerinin çoğunu sahada geçirmeleri başarılı ve verimli olmak için önemlidir. Yapacakları planlama işleri için varsa yönetim ofisinde çalışmaları, bunun dışındaki zamanını sahada bulunarak planlanan işlerin verimli yapılıp yapılmadığının kontrolü, sahanın (anagayrimenkulün) mizanplasının (tertip ve düzeninin) sürekli kontrolü, sahada iken gördükleri kat malikleri ile yüz yüze iletişim sağlamaları kat maliklerinin memnuniyetini ölçmek açısından önemli ve başarılı iş yapma modeli olacaktır. Her günün sonunda yapılan veya yapılamayan işlerin değerlendirilmesini yapmak, ertesi gün için iş yeni planlaması yapmak iş kontrolünün temeli olmalıdır.
Yönetim organları için en önemli icraatlarından biri de hesap verme (KMK39) konusunu (kat maliklerine ait paranın harcanmasını) açık, net ve şeffaf olarak kat malikleri kuruluna (tüm kat maliklerine, kiracılara ve bağımsız bölümü hukuki bir hakla kullananlara) bir rapor halinde sunmasıdır. Sunulan rapor (bir yıllık faaliyet raporu) kendisinin yaptığı ve yapamadığı işler ile kat maliklerine ait olan paranın harcanmasında aklanmasını sağlayacak rapor olacaktır. Yapılan işler ile hesapların denetimi kat malikleri adına apartmanda denetici, sitelerde denetim kurulu vasıtası ile detaylı olarak yapılır KMK 41). Denetimde o yıla ait kesinleşmiş işletme projesi esas alınır ve her işin yapılıp yapılmadığı, işin karşılığı paranın mevzuata uygun harcanıp harcanmadığı tek tek incelenir. İnceleme sonucunda denetici veya denetim kurulu da denetim raporu hazırlar. Bu rapor kat malikleri kuruluna sunulur. Buradan anlaşılacağı üzere yönetim organları yaptıkları işler ile bu işlerin yapılmasında harcanan tüm paraların kuruşu kuruşuna hesabını kat malikleri kuruluna vereceklerdir.
