Bina yönetiminin tutması gereken defterler! 11-07-2014

Bina yöneticisinin düzenlemiş olduğu kat malikleri genel kurul toplantılarında alınan kararların kaydedilmesi gerekiyor. Bu yüzden bina yöneticisinin defter tutması gerekiyor. Peki, bina yönetiminin tutması gereken defterler neler?

Bina yönetiminin tutması gereken defterler!

Kat maliklerinin özel durumlar dışında yılın belli günlerine bina yöneticisi tareafından düzenlenen toplantılara katılması gerekiyor. Katılamayacak olan kat malikleri ise katılamayacaklarını bina yöneticisine önceden bildirmesi ve yerine vekil göndermesi gerekiyor.

Bina yöneticisi tarafından düzenlenen ve kat maliklerinin katılmakla yükümlü oldukları bina genel kurul toplantılarında konuşulan konuların, alınan kararların kayda alınması ve bu belgelerin saklanması gerekiyor. Bina yöneticisinin tutmakla yülkümlü olduğu tek bir defter bulunuyor o da ''Genel Kurul Karar Defteri'' olarak karşımıza çıkıyor.

Bina yöneticisinin kat malikleri katılımıyla gerçekleştirdiği kat malikleri toplantısında alınan kararların genel kurul defterine net bir şekilde işlenmesi gerekiyor. Kat malikleri toplantısında birde tutanak tutulması gerekiyor. Bu tutanakta konuşulacak konular, gündem maddeleri, alınan kararlar, dilek ve isteklerin açıkça belirtilmiş olması gerekiyor. Bina yönetimiyle ilgili hukuki anlaşmazzlıklarda genel kurul karar defteri mahkemeye sunuluyor. Bu hususla ilgili açıklamalara Kat Mülkiyet Kanunu'nda yer alıyor. İlgili Kanun Maddeleri aşağıda yer alıyor;

Madde 32 – Anagayrimenkul kat malikleri kurulu tarafından, sözleşme, yönetim planı ve kanun hükümleri uyarınca verilecek kararlara göre yönetilir. Bütün kat malikleriyle külli ve cüzi halefleri, yönetici ve denetçiler, kat malikleri kurulunun kararlarına uymakla yükümlüdürler.

Anagayrimenkulün kullanılmasından veya yönetiminden dolayı kat malikleri arasında veya bunlarla yönetici ve denetçiler arasında veya denetçilerle yöneticiler arasında çıkan anlaşmazlıklar, kat malikleri kurulunca çözülür ve karara

bağlanır.

Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar. Bir husus hakkında ilerde çıkan anlaşmazlıklar, karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kaide olarak ona göre çözülür.

Defter tutulması ve belgelerin saklanması:

Madde 36 – Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırası ile yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.

Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmeyen yöneticiye 33 üncü maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır.