Sitelerde arşiv yönetimi nasıl yapılmalı?
Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez Emlakkulisi.com okurları için "sitelerde arşiv yönetimi" konusunu değerlendirdi. İşte Nihat Dönmez'in Emlakkulisi.com okurları için yazdığı yazı...
Site yönetimleri de bir organizasyondur ve sürekliliği esastır. Sürekliliğin esası da arşivle mümkündür.
Sitelerde arşiv yalnızca evraklardan değil, ayni malzemeden de oluşur. İnşaat bir imalattır ve sonrasında olası bakım-tamir-yineleme gerektiğinde imalattaki malzemeye ulaşılması yalnızca o malzemenin kodu ile yeterli olarak sağlanamayabilir. Bunun için sitelerde belli bodrum veya sığınaklarda inşaattan artan veya numune malzemeler arşivlenir yani depolanır. Bu depolamadan maksat yedeklemenin yanında numune muhafazası amaçlı olmalıdır.
Asıl arşiv ise; özellikle imalatçı firmadan teslim alınacak tesisat, elektrik,peyzaj vb. teknik projeler ile geçici yönetime ait kayıt kuyudattır.
Daimi yönetim sürecinde; arşiv daha düzenli sürekli olarak klasik ve e-ortamda yapılmalıdır. Üç mesafeli arşiv söz konusudur.
1.Yakın arşiv (Site yönetimi ofislerinde, kat malik ve site sakin dosyaları ile mevcut yönetimin kullandığı defterler ve belgelerdir.)
2.Orta arşiv (Bir önceki site yönetiminin defter, fatura, vb. idari-mali ve hukuki evraklar ile son toplantıların çağrı,tutanak, vb. dokümanları)
3. Uzak arşiv ( İmalatçı firmanın geçici yönetim evrakları ile teknik proje ve resmi makamlarla yapılan protokol ve sözleşmeler)
Arşiv, kurumsallığın gereğidir ve hukuki olarak da belli sürelerde saklanması gereken evrakları da içerir. Evrakların saklanması olarak kanunda yer alan bu konu yönetim kurulularının sorumluluğundadır.
Nihat DÖNMEZ Site Yönetimleri Danışmanı
Makine Mühendisi-Emlak Müşaviri- Üniversite Eğitmeni
